Касса для самозанятых: кому и в каких случаях она нужна

Самозанятый — это в первую очередь особый налоговый режим, поэтому сначала разберем его основные нюансы. А еще в этой статье расскажем, когда самозанятые должны использовать контрольно-кассовую технику (ККТ), как они оформляют чеки, нужна ли для этого онлайн-касса или можно обойтись без нее. 

Оксана Кобзева Эксперт по кассовому законодательству

Выгодная рассрочка на кассу, Контур.Маркет, ОФД и ФН

Узнать подробности

В законодательстве используют термин «контрольно-кассовая техника (ККТ)». Для упрощения иногда в статье мы будем называть ее онлайн-касса или просто касса.

Кто такие самозанятые

Самозанятые — физлица или индивидуальные предприниматели, которые платят специальный налог на профессиональный доход (НПД). Профессиональным называется доход, который физлицо или ИП получает от ведения деятельности или использования имущества, при этом не заключая контрактов с работодателем и наемными работниками. 

Переход на НПД позволяет легально вести бизнес и получать доход от подработок без рисков получения штрафа за незаконную предпринимательскую деятельность.

Регулируется спецрежим Федеральным законом от 27.11.2018 № 422-ФЗ.

Льготный налоговый режим для самозанятых в качестве эксперимента введен в 2019 году в нескольких регионах РФ: Москве, Московской и Калужской областях, Республике Татарстан. Сейчас он действует по всей стране. Эксперимент по установлению спецрежима продлится до 2029-го, после чего государство примет решение о его дальнейшем существовании.

Кто может стать самозанятым

Зарегистрироваться в этом статусе может физлицо или ИП. Вы можете стать самозанятым, если:

• Получаете доход от самостоятельного ведения деятельности или использования имущества.
• При ведении этой деятельности у вас нет работодателя, с которым заключен трудовой договор.
• Вы не привлекаете для этой деятельности наемных работников по трудовым договорам.
• Годовая прибыль от этой деятельности не превышает 2 млн 400 тыс. рублей в год.

В законе об НПД не прописан полный перечень разрешенных сфер деятельности, но перечислены условия, которые мешают человеку стать самозанятым. В таблице собрали основные виды деятельности, которыми нельзя заниматься на НПД, и наоборот, виды деятельности, которым подходит самозанятость:

Здесь мы перечислили далеко не все варианты, кому подходит НПД. При регистрации в приложении «Мой налог» предпринимателю предлагается более широкий перечень видов деятельности.

Особенности режима НПД для самозанятых

Переход на специальный налоговый режим добровольный. Если предприниматель не перешел на этот налоговый режим, он по-прежнему будет обязан платить налоги с учетом других систем налогообложения, даже если его деятельность подходит под описание самозанятости.

Физлица и ИП, ставшие самозанятыми, платят с доходов от самостоятельной деятельности налог по льготной ставке — 4 % или 6 %. Налоговая ставка зависит от источника дохода. Если доход за товар, работы или услуги поступил от физического лица — 4 %. Если деньги поступили от ИП или юрлица — 6 %. Эти условия не изменятся в течение 10 лет, до конца эксперимента в 2029 году.

Налог на профессиональный доход можно платить, пока сумма дохода нарастающим итогом в течение года не превысит 2,4 млн рублей. При этом нет ограничений по сумме месячного дохода. Если самозанятый не получал доход в течение налогового периода, то не обязан платить никаких минимальных или фиксированных платежей. 

Все сформированные чеки, начисления и сумму налога к уплате самозанятый видит в приложении «Мой налог». Самостоятельно ничего считать не нужно. Применение налогового вычета, контроль над ограничением по сумме дохода и другие особенности расчета полностью автоматизированы. Сумма налога к уплате появляется в приложении до 12 числа следующего месяца. Заплатить начисленный налог нужно до 25-го числа следующего месяца.

Преимущества НПД

Не нужно предоставлять отчеты и декларации. Учет доходов ведется автоматически в приложении «Мой налог».

Не нужно покупать ККТ. Достаточно формировать чеки в приложении «Мой налог». 

Не нужно платить страховые взносы. Самозанятый не обязан платить фиксированные взносы на пенсионное страхование, только по желанию.

Можно работать легально без регистрации в качестве ИП. Справка из приложения подтверждает доход.

Самозанятый получает налоговый вычет 10 000 рублей. При этом ставка 4 % автоматически уменьшается до 3 %, ставка 6 % — до 4 %. 

Не нужно считать налог к уплате. Налог начисляется автоматически в приложении, главное — платить не позднее 25 числа следующего месяца.

Нет обязательных платежей кроме налога с доходов. Только 4 % с доходов от физлиц и 6 % с доходов от юрлиц и ИП.

Простая регистрация онлайн. Стать самозанятым можно за несколько минут в мобильном приложении «Мой налог», на сайте ФНС России, через банк или портал Госуслуг.

Можно совмещать с работой по трудовому договору. При этом при расчете налога не учитывается размер зарплаты. Трудовой стаж по месту работы не прерывается.

Как оформить самозанятость

Самый простой способ оформить самозанятость — регистрация в приложении «Мой налог», это занимает несколько минут. Доступно несколько вариантов регистрации: 

• с использованием паспорта для сканирования и проверки, а также фотографии, которую можно сделать прямо на камеру смартфона;
• c использованием ИНН и пароля, которые используются для доступа в Личный кабинет налогоплательщика — физического лица на сайте nalog.ru;
• с помощью учетной записи Госуслуг.

Также можно оформить самозанятость через банк из перечня кредитных организаций, которые обмениваются информацией с ФНС России. 

Как перестать быть самозанятым

Еще проще, чем стать им: 

1. Зайти в приложение «Мой налог».
2. Нажать «Сняться с учета».
3. Выбрать причину, по которой вы избавляетесь от статуса самозанятого:
   • «отказываюсь от применения специального налогового режима» — если вы добровольно решили сняться с учета;
   • «утратил право на применение специального налогового режима» — если вы перестали удовлетворять критериям применения НПД: нанимаете сотрудника на работу, занялись деятельностью, которая не позволяет использовать льготный налоговый спецрежим, и т.д.

Снятие с учета произойдет моментально. Уведомление от ФНС придет в приложение в этот или на следующий день.

В каких случаях самозанятый должен купить кассу

Самозанятому для работы и ведения отчетности контрольно-кассовая техника не требуется. Но онлайн-касса нужна, если налогоплательщик теряет право на использование НПД. Обычно это происходит по двум причинам.

Годовой доход превысил 2,4 млн рублей​. Если вы видите, что к концу календарного года ваш доход может превысить эту сумму, запланируйте регистрацию в качестве индивидуального предпринимателя и покупку ККТ. Проконсультируйтесь с юристом или бухгалтером, чтобы защитить себя от ошибок.

Есть необходимость перейти с НПД на другой налоговый режим. Например вам нужно заключить трудовой договор с рабочими, или ваш новый вид деятельности указан в ч. 2 ст. 4 422-ФЗ. Тогда следует перейти на другой режим налогообложения, например оформить ИП, а затем приобрести ККТ.

С 2025 года самозанятые могут перейти на АУСН с начала любого месяца. Для этого необходимо подать в ФНС соответствующее уведомление и отказ от применения текущего режима налогообложения.

Рассчитайте на калькуляторе стоимость кассы, которая подходит самозанятым

• Мобильная касса MSPOS-K 
• Мобильная касса MSPOS‑F20‑Ф с эквайрингом
• POS‑терминал Атол Optima

При переходе с НПД на ИП заложите в бюджет дополнительные затраты: 

• на покупку онлайн-кассы, сопутствующих устройств и фискального накопителя;
• на оформление электронной подписи;
• на оплату услуг оператора фискальных данных (ОФД). 

Цены на оборудование и услуги ОФД варьируются: вне зависимости от масштаба бизнеса вы сможете найти вариант под текущий бюджет. Цены на кассовые аппараты стартуют от 5 тыс. рублей. 

Все условия работы юрлиц с онлайн-кассой регулируются Федеральным законом от 22.05.2003 № 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении расчетов в РФ».

Должны ли самозанятые оформлять и выдавать чеки, даже если нет кассы

Да, должны. Несмотря на то, что самозанятые освобождены от использования ККТ, они должны оформлять чеки по каждому поступлению от того вида деятельности, которая облагается налогом на профессиональный доход. 

Как самозанятому сформировать чек о поступлении

Сделать это можно в мобильном приложении «Мой налог»:

• создать новый чек по поступлению;
• указать плательщика, дату и сумму дохода;
• отправить покупателю электронный или распечатанный чек.

Далее информация о транзакции поступает в ФНС. В этой сводке содержится номер чека, дата и время расчета, ФИО налогоплательщика, наименование, сумма, итог и идентификатор в виде QR-кода, а также ИНН покупателя, если оплата поступила от юрлица или ИП. 

Чек нужно формировать в момент расчета с клиентом. А если покупку оплатили банковским переводом на счет, разрешается отразить продажу позже, но не позднее 9 числа следующего месяца. Например: оплата на счет поступила 13 января, добавить продажу в приложении нужно до 9 февраля.

Если в чеке допущена ошибка, ФНС аннулирует его. Также чек подлежит аннулированию, если сделка расторгнута, оплата за товар или услугу не получена, клиент вернул товар.

Как передавать чеки клиентам

Самозанятый может отравить покупателю электронный чек или распечатать бумажный. Также можно предоставить чек с помощью QR-кода, который покупатель считывает с экрана мобильного телефона. В отличие от привычного кассового чека в чеке самозанятого не будет данных о самой кассе и фискальном накопителе.

Но если самозанятый хочет купить кассу, он может формировать на ней кассовые чеки. Например арендодатель сдает командировочным квартиры посуточно, и его постояльцам удобно получать привычный бумажный чек для отчета в бухгалтерию. В этом случае можно купить мобильную кассу со встроенным эквайрингом, чтобы сразу принимать безналичные оплаты и печатать чеки. 

Повторим главное

Вы можете оформить самозанятость, если вы физлицо или ИП, у вас нет трудового договора с работодателем, у вас нет наемных работников и ваш вид деятельности не перечислен в ч. 2 ст. 4 422-ФЗ.

Пока ваша деятельность полностью соответствует 422-ФЗ, вы освобождены от обязательного использования ККТ.

Если вы теряете право на использование НПД, вам необходимо перейти на другой режим налогообложения и купить онлайн-кассу.

Разберем на конкретных примерах:

У вас небольшое гончарное производство. Если вы ИП с наемными работниками, для продажи изделий онлайн-касса нужна. Если вы оформили самозанятость и у вас нет наемных работников, онлайн-касса не нужна, но вы должны формировать чек в приложении «Мой налог» при каждой продаже. 

Вы копирайтер и оказываете услуги и физлицам, и юрлицам. В обоих случаях онлайн-касса не нужна, достаточно формировать чеки в приложении «Мой налог» и предоставлять их заказчику.

Вы как самозанятый оказали услугу другому самозанятому. Неважно, физлицо он или ИП, вам онлайн-касса не нужна, достаточно сформировать и отправить чек.

Ваш годовой доход приближается к отметке в 2,4 млн рублей. Вам стоит заранее оформить ИП, чтобы избежать проблем с налоговой, и купить ККТ.

После самопроверки полистайте другие страницы журнала:

• «Как и когда самозанятый становится ИП»
• «Как начинающему бизнесмену выбрать кассу»
• «Как выбрать ОФД и не прогадать»

Закажите консультацию по подбору кассы для вашего бизнеса

Отправить заявку