Работа с остатками в общепите — как управлять и считать — Контур.Маркет — СКБ Контур

Работа с остатками в общепите — как управлять и считать

15 ноября 2022

Расскажем, что такое остатки в общепите, зачем заведению следить за этим показателем, как грамотно организовать учет остатков и не допускать ошибок при инвентаризации.

Содержание

Что такое остатки в общепите

Представьте: вы зашли в кафе и заказали салат «Цезарь» навынос. Официант принял заказ и передал его на кухню. Повар обнаружил, что заготовленный сыр просрочен или упаковка закончилась. Официант извиняется, вы с раздражением ищете замену, а впоследствии кафе теряет лояльного гостя. Если бы в заведении был налажен учет остатков, ничего этого бы не случилось.

Остатки в общепите — это ингредиенты, полуфабрикаты, заготовки, блюда и расходные материалы, которые есть в наличии на складе, на кухне или в баре. 

Отслеживание остатков позволяет прогнозировать расход ингредиентов, вовремя заказывать новые поставки, готовить из свежих продуктов, уменьшить количество списаний из-за просрочки и обходиться без стоп-листов блюд. А чем меньше сбоев в работе заведении общепита, тем больше выручка.

Если кафе знает, сколько продуктов ушло на приготовление блюд, сколько осталось в запасе и какие закончатся быстрее — оно сможет выполнить все заказы гостей, сохранит их лояльность и, как следствие, увеличит показатели прибыли.

Если же данные учетной системы отличаются от фактических остатков, то основные процессы в заведении ломаются: стоп-лист блюд растет, гости уходят неудовлетворенными, в интернете появляются плохие отзывы. А еще сотрудники могут использовать несовершенство системы учета в корыстных целях. В результате кафе, ресторан, столовая или пекарня несут убытки.

Правила хорошего учета в общепите: от поставки продуктов до приготовления и продажи блюда

Как отслеживать остатки

Чтобы навести порядок с остатками, заведению нужно решить две задачи: оптимизировать учет и регулярно инвентаризировать продукты.

Оптимизируем учет

От уровня автоматизации общепита зависит скорость обслуживания клиентов, контроль над сотрудниками и время, которое заведение тратит на рутину, например на приемку продуктов или алкоголя. 

Оптимальная система учета для общепита позволяет вести товароучет от поставки ингредиентов до продажи готовых блюд и напитков. Но чтобы этот автоматизированный учет работал как надо, вам нужно своевременно заносить документы в сервис. С Контур.Маркетом вы можете:

Четыре ключевые проблемы, которые решает ЭДО

  • принимать товар через электронный документооборот (ЭДО), или загружать в учетную систему сканы бумажных накладных, или создавать накладную через чек;
  • назначать правила ценообразования, печатать ценники или меню;
  • передавать данные на кассу, чтобы формировать чеки по требованию Закона № 54-ФЗ;
  • моментально получать с кассы данные о новой продаже, после чего Маркет обновляет остатки и отчеты;
  • поставлять блюда на заказ — например, если ваше кафе производит торты и поставляет их другим юрлицам.

А еще учетная система позволяет указать, в каких единицах списывать ингредиенты и какой остаток считается минимальным для того или иного продукта. 

Минимальный остаток — это то количество ингредиентов, при котором пора заказать новую поставку. Такие напоминания помогают отслеживать, какие позиции на исходе, и не пропустить день отправки нового заказа контрагенту. Останется только сформировать заказ с помощью выгрузки в Excel. Это поможет быстро отправлять заказ поставщику и вовремя получать поставки, продолжать готовить ходовые блюда и сохранить доход. 

Как указать минимальный остаток в Контур.Маркете, смотрите в короткой инструкции

Проводим инвентаризацию

Представьте, что сегодня кафе приняло партию из 10 пакетов молока для приготовления напитков. Обычно в день расходуется два пакета. На следующий день учетная система показывает остаток 8 пакетов — молока должно хватить еще на четыре дня, до следующей поставки. Но по факту оказалось, что целых пакетов молока только 7, а у одного пакета вышел срок годности. А значит, поставку нужно заказать на день раньше, или бариста ждет неприятный разговор с недовольным гостем.

Что делать? Менеджер кафе может быстро докупить нужное молоко по розничной цене в соседнем магазине, и заведение недосчитается какой-то части маржи. Чем чаще такие ситуации возникают, тем большими потерями это оборачивается. 

Выявить расхождения между фактом и учтенными в системе остатками помогает инвентаризация. 

Что помогает обнаружить инвентаризация:

  • Продуктов или расходников в реальности меньше, чем числится в товароучетной системе, — это недостача, наиболее часто встречающаяся проблема. 
  • Остатков в реальности больше, чем указано в системе, — это излишек. 
  • Излишек одного продукта покрывает недостачу похожего. Например в учетной системе подсолнечного масла марки А больше, чем подсолнечного масла марки Б, а по факту наоборот, — это пересортица.

Чаще всего инвентаризация выявляет именно недостачу, которая мешает заведению работать на полную мощность. Также ревизия остатков позволяет проверить добросовестность сотрудников и сократить издержки: верно ли повара расходуют ингредиенты на приготовление блюд, как точно бармены отмеряют крепкий алкоголь при подаче гостям или создании коктейлей, как техперсонал расходует моющие средства и так далее.

Руководители заведений рассказали, как делают инвентаризацию в общепитеКроме того, инвентаризация помогает выявить проблемы, связанные с неправильным хранением. Если на складе или кухне есть продукты с истекшим сроком годности или испорченные из-за неподходящих условий, то следует обновить оборудование для хранения и договориться с ответственными сотрудниками о соблюдении норм. 

Почему появляются расхождения

Причин много — от обычной человеческой невнимательности до намеренного хищения сотрудниками. Если в заведении есть система для автоматизации учета, то инвентаризация поможет выявить не только расхождения цифр с фактическими остатками, но и понять причину: когда, почему и во время чьей смены ушел продукт.

Вот некоторые примеры причин недостачи:

  • в день приемки сотрудник принял партию продуктов и по ошибке оприходовал в учетной системе больше, чем прислал поставщик;
  • повар выбросил испорченные продукты, бармен разбил бутылку алкоголя, уборщица взяла новую упаковку средства для мытья посуды, но ответственный за учет не зафиксировал всё это в системе;
  • технологические карты составлены с погрешностями, из-за чего в учетной системе списывается меньше ингредиентов, чем требуется на приготовление блюда;
  • кондитер сжег партию круассанов и скрыл это;
  • новый бармен не знает о регулярных проверках и пользуется своим положением, чтобы угощать друзей «мимо кассы».

При наличии системы учета инвентаризация позволяет понять, в какой день произошла ошибка и после действий какого сотрудника началось расхождение с фактическим количеством позиций на кухне, в баре и на складе.

Закон не обязывает заведения общепита регулярно проводить инвентаризации. Но если контролирующие органы обнаружат недостоверные данные в бухгалтерской отчетности, то могут наложить штраф (ст. 120 Налогового кодекса и ст. 15.11 КоАП РФ).

Когда проводить инвентаризацию

Инвентаризации бывают:

  • плановые;
  • внеплановые; 
  • перед закупкой; 
  • перед сменой сотрудников, отвечающих за закупку и сохранность продуктов.

Плановая инвентаризация в общепите проводится чаще, чем в других отраслях хозяйственной деятельности — минимум раз в месяц. Это необходимо делать по двум причинам. Во-первых, большинство продуктов, с которыми работает общепит, скоропортящиеся, а значит необходимо регулярно проверять сроки годности, условия хранения, исправность оборудования. Во-вторых, общепит производит и промежуточный продукт — полуфабрикаты, наличие и расход которых тоже нужно отслеживать. 

Внеплановые инвентаризации проводят без предупреждения, если собственник заведения подозревает сотрудников в каких-то нарушениях. Сотрудники при этом не могут подготовиться к проверке и скрыть ошибки или хищения. Частота внеплановых проверок зависит от этапа развития предприятия и уровня текучки кадров. Например, если штат сотрудников постоянно обновляется, то внезапные проверки способны остановить и предупредить хищения.

Дополнительно перед закупкой можно проводить подсчет отдельных позиций. Можно назвать это частичной инвентаризацией.

Также инвентаризацию проводят при смене сотрудников, ответственных за сохранность продуктов и расходных материалов, чтобы зафиксировать фактические остатки на день приемки — при передаче дел.

Любую инвентаризацию нужно проводить тогда, когда заведение не обслуживает гостей. Обычно — после закрытия. Все поставки должны быть приняты и оприходованы, списания не происходят, касса закрыта. Если соблюсти эти условия можно только ночью, владельцу следует предусмотреть дополнительные затраты на оплату сверхурочных. Если заведение круглосуточное, то инвентаризацию можно провести рано утром, когда поток гостей наименьший.

Как проводить инвентаризацию

Инвентаризация в общепите проходит в четыре этапа:

  • подготовка;
  • подсчет остатков;
  • сверка цифр подсчета с данными учетной системы;
  • корректировка внутренних процессов с учетом выявленных расхождений.

Но сначала о том, кто имеет право проводить инвентаризацию.

Кто инвентаризирует

По правилам, описанным в методических указаниях Минфина РФ, заведение должно создать постоянно действующую инвентаризационную комиссию.

Материально-ответственные лица не могут входить в эту рабочую группу, но обязательно должны присутствовать при инвентаризации. Также можно приглашать независимых экспертов, которые обеспечат достоверность подсчетов.

Если заведений несколько, есть два варианта: 

  • создать рабочую группу, которая будет проверять все точки;
  • отправить сотрудников одной точки проверять другую точку, чтобы никто не считал свой склад.

Все эти условия нужно соблюсти, чтобы в дальнейшем использовать результаты инвентаризации для возмещения убытков от хищений через суд или для составления бухгалтерской отчетности. Но часто ежемесячные инвентаризации проводят, не соблюдая формальности. Подсчет может провести и один сотрудник, например бухгалтер-калькулятор или шеф-повар. 

Главное — считать по правилам, о которых расскажем ниже, иначе проверка не покажет реальные остатки.

Подготовка к инвентаризации

Перед подсчетом фактических остатков важно навести порядок в учетной системе: 

  • списать продукты и расходники, которые подлежат списанию;
  • внести все приходные и расходные накладные; 
  • если точек или складов несколько, отразить все перемещения продуктов между ними;
  • проверить, списаны ли продукты, из которых готовят еду для персонала. 

Еще для инвентаризации нужно подготовить три документа.

Приказ о проведении инвентаризации. Его выпускает и подписывает директор предприятия. Скачайте бланк постановления об инвентаризации в RTF или Excel.

Бланк инвентаризационной описи, который понадобится в процессе подсчета остатков. Его можно составить в свободной форме — главное, чтобы в нем было указано полное наименование ингредиента, полуфабриката, заготовки, блюда и расходного материала, чтобы при оценке результатов учета избежать путаницы. Скачайте бланк описи в Excel.

Ведомость учета результатов инвентаризации. Составляют ее после завершения подсчета. Скачайте бланк ведомости в Excel.

Подсчет остатков

Есть несколько простых правил, которые помогут не запутаться и сделают подсчет остатков максимально прозрачным. 

  1. Приступайте к подсчету после завершения рабочей смены, иначе отдельные продукты и напитки могут посчитаться с ошибками. 
  2. Разные места хранения проверяйте отдельно: на кухне — основные продукты, в баре — безалкогольные и алкогольные напитки, на складе — расходные материалы и бытовую химию.
  3. Заходите в помещение и перемещайтесь последовательно слева направо или справа налево, ничего не пропуская и фиксируя каждую единицу в описи.
  4. Тот же принцип важен при подсчете продуктов в холодильниках и шкафах для хранения: каждая полка сверху вниз, слева направо.
  5. Во время инвентаризации не перемещайте продукты и расходные материалы между складами и местами хранения, иначе что-то посчитаете дважды, а что-то пропустите.
  6. Необработанные ингредиенты, полуфабрикаты, заготовки и готовые блюда также считайте отдельно, так как это разные позиции в учетной системе.
  7. Ведите подсчет в тех же единицах измерения, в которых продукты и расходные материалы заведены в учетной системе. Например то, что в программе считается в килограммах, нельзя в описи указывать в граммах.
  8. Обратите внимание, как в учетной системе подсчитывается алкоголь — в литрах или штуках. Если учет в литрах, то содержимое открытых бутылок нужно измерить с помощью мерников, чтобы установить точные остатки.
  9. В конце подсчета руководитель подписывает описи у всех членов рабочей группы. 

Сверка цифр и корректировка данных в системе

Выгрузите отчет по остаткам и сравните с данными описей. Если выявлены излишки, недостачи или пересортица, заполните ведомость учета результатов инвентаризации и перенесите новые данные в учетную систему. 

Недостачи продуктов и расходных материалов спишите. Удобно, если учетная система позволяет быстро провести списание заготовок и готовых блюд. В Контур.Маркете не нужно продавать блюдо за 0 рублей или списывать каждый его ингредиент. Просто составьте акт списания на блюдо или заготовку целиком. Остатки всего, что включено в списанное блюдо, Маркет автоматически пересчитает в ингредиентах, заготовках и расходниках.

Если недостача случилась из-за хищения и виновный найден, руководитель вправе потребовать возместить убытки. Поэтому важно проводить инвентаризацию по всем правилам: в таком случае виновный не сможет оспорить законность претензий. Хотя на практике ненадежного сотрудника чаще увольняют.

Излишки оприходуйте в учетной системе. Важно помнить, что излишки могут быть следствием не только ошибок, но и хищений. Например, когда сотрудники готовят из своих более дешевых продуктов или не пробивают напитки через кассу и забирают себе выручку.

В случае пересортицы проведите зачет расхождений: одинаковое количество спишите с избыточной позиции и добавьте в недостающую. Зачет можно сделать только по тем позициям, за которые отвечает одно и то же материально-ответственное лицо.

Если во время проверки вы обнаружили дубликаты позиций — например, вода газированная и газированная вода, необходимо их удалить. Для этого:

  • перенесите все количество продукта в одну позицию;
  • найдите, в какие техкарты входит дубликат, и укажите в них правильную позицию;
  • удалите дубликат из учетной системы.

А теперь — о самом главном.

Как трактовать результаты

В общепите небольшие расхождения — недостача или излишки в пределах до 3 % — считаются нормой, особенно в первые месяцы работы заведения. Это указывает на то, что расход продуктов в технологических картах несколько занижен или завышен в сравнении с фактическим. 

Если расхождения превышают 3 %, заведению необходим аудит, пересмотр техкарт и корректировка внутренних процессов. 

Но даже если расхождения небольшие, полезно понять их причину и устранить ее. Вот что можно сделать.

Сопоставьте в учетной системе цифры по приходным и расходным товарным накладным за последний месяц — возможно, вы увидите, в какой момент началось расхождение по тем или иным позициям.

Проверьте техкарты, в которых указаны недостающие или «лишние» продукты. Понаблюдайте за тем, как повара готовят блюда, а бармены — напитки. Возможно, сотрудники не соблюдают рецепт или техкарты составлены неправильно. 

Понаблюдайте за новичками. Если в заведении есть сотрудники, которые приступили к работе недавно, обратите на них особое внимание. Они могут допускать ошибки, которые приводят к расхождениям.

Помогите персоналу допускать меньше ошибок: составьте чек-листы для приемки, перемещения и списания продуктов и расходников. Расскажите сотрудникам о результатах инвентаризации и о том, что ни заведению, ни самим работникам не выгодны расхождения. 

market

Автоматизируйте учет остатков от закупки продуктов до приготовления и продажи блюд

Попробуйте Контур.Маркет для общепита бесплатно в течение 14 дней

Два раза в месяц отправляем рассылку с самыми важными новостями
Подписаться
Подписываясь, вы соглашаетесь на обработку персональных данных и получение информационных сообщений от группы компаний СКБ Контур.

Два раза в месяц отправляем рассылку с самыми важными новостями
Подписаться
Подписываясь, вы соглашаетесь на обработку персональных данных и получение информационных сообщений от группы компаний СКБ Контур.

Статьи по теме

Все статьи