Как управлять баром. Чек-лист и советы от владельцев

В чек-листе четыре раздела, двигайтесь по ним, чтобы понять, всё ли учли при организации бара: от соблюдения санитарных правил до финплана и продвижения. Проверьте себя и узнайте, как выстроили работу владельцы баров.

Попробуйте работу с ЕГАИС бесплатно 14 дней

Производство, нормативы и требования

На бар распространяется большинство обычных требований к общепиту, о которых расскажем чуть ниже. Сначала обратим внимание на то, что бар работает с продукцией, которая находится под особым контролем у государства: алкоголь, маркированные товары и продукты с ветеринарной сертификацией. Чтобы работать по закону, бару нужно взаимодействовать с тремя разными госсистемами. Бар может работать с ними в Контур.Маркете в режиме одного окна.

ЕГАИС и Росалкогольтабакконтроль. Единой государственной информационной системой (ЕГАИС) обязаны пользоваться все, кто продает крепкий алкоголь, пиво, сидр, медовуху или пуаре. В ЕГАИС происходит ежедневная отчетность. А еще бар обязан каждый квартал подавать алкогольную декларацию. Как работать по правилам, подробно рассказал эксперт в статье «Как бару, ресторану и пивному пабу учитывать алкоголь без ошибок».

Честный знак. Это инструмент госконтроля за оборотом маркированных товаров, в том числе пива. Заведению нужно правильно оформлять получение кег, банок и бутылок от поставщика, а еще отчитываться в Честный знак о реализации, то есть выводе продукции из оборота. Подробности читайте в статье «Новые правила работы с маркированным разливным пивом».

«Меркурий», или ВетИС, государственная информационная система в области ветеринарии Россельхознадзора. Через эту систему власти контролируют производство, сертификацию и оборот продукции животного и растительного происхождения. Если бар готовит закуски из рыбы, мяса и других подконтрольных продуктов, то поставку нужно подтверждать в «Меркурии».

Еще при организации производства бару важно соблюдать общие правила для общепита, основные требования описаны в таких нормативных актах:

• Федеральный закон от 30.03.1999 № 52-ФЗ «О санитарно-эпидемиологическом благополучии населения»;

• Технический регламент Таможенного союза ТР ТС 021/2011 «О безопасности пищевой продукции»;

• СанПиН 2.3/2.4.3590-2О «Санитарно-эпидемиологические требования к организации общественного питания населения».

Эти нормы нужно учитывать не только при хранении продуктов и организации кухни, но и в зонах мойки и выдачи. Правила касаются чистоты помещения и обращения с продуктами. Если нормы не соблюдать, заведению грозит штраф. А если кто-то из клиентов почувствует себя плохо из-за некачественной еды, — то и проблемы с репутацией.

Контролировать соблюдение санитарных норм помогают принципы ХАССП (от англ. Hazard Analysis and Critical Control Points — анализ рисков и критические контрольные точки). Это система контроля за потенциально опасными процессами на производстве.

Организация барного пространства: от проекта до открытия

Финансы

Финансовую состоятельность бара можно оценить с помощью управленческого учета. Он позволяет контролировать постоянные и переменные расходы, например:

• закупка продуктов, оборудования, расходников вроде салфеток и зубочисток;

• зарплаты;

• учетные системы для работы с кассой и госсистемами;

• налоги;

• аренда помещения, оплата коммунальных услуг;

• маркетинг;

• непредвиденные траты, например, на срочные закупки или замену неисправного оборудования.

Ниже перечислим, по каким признакам можно судить о финансовой состоятельности бара: от закупки до продажи. Например, владелец бара «16/18» Михаил Липатников рассказал, что закупку ведет по трем основным направлениям: кухня, алкоголь, хозяйственный инвентарь с расходниками. В планировании учитывают, сколько позиций есть сейчас, как долго будет идти поставка, по каким дням обычно привозят продукцию. Большинство поставщиков дают бару «16/18» двухнедельную отсрочку по оплате. Таким образом, бару нужно закупиться, продать всё за две недели, заработать на этом, расплатиться с поставщиками и заказать поставку снова.

Автоматизация работы с поставщиками как тренд 2024 года

План продаж сопоставим с фактической выручкой. Мониторьте показатели по дням, неделям и месяцам, а не только раз в квартал. Это поможет быстро принять меры, если продажи начнут падать.

Константин Целолихин
Совладелец бара Fjord, Екатеринбург

Я всегда планирую от обратного. Закладываю в бюджет, сколько мы можем заработать минимум, а не максимум. Если заработали больше — круто, если нет, то мы не оказываемся в финансовой яме. С таким подходом за шесть лет жизни бара мы вложили сверх необходимого всего 100 тысяч рублей, и то уже не вспомню на что, это был какой-то экстренный закуп.

Реальная себестоимость напитков и закусок соответствует запланированной. Долгосрочное планирование часто не учитывает повышение цен или смену поставщиков. Бывает и так, что фактическая себестоимость новых блюд или напитков превышает запланированную из-за сложности готовки или нюансов подачи. Проверяйте фактические затраты производства раз в месяц и меняйте план при необходимости.

Как рассчитать себестоимость блюда

Михаил Липатников
Владелец бара «16/18»

Я создал резервные фонды для экстренных случаев. У нас стабильно 10% выручки уходит в фонд общего резерва, 15% — в зарплатный фонд, 10% — в аренду, 1% — в налоги и страховой фонд на оборудование — 2%. Таким образом, у меня есть разные суммы на разных счетах, которые я могу использовать в экстренном случае.

Мало списаний и продуктовых излишков. Введите систему учета и проводите регулярную инвентаризацию. Это поможет понять, какие блюда не пользуются спросом, что закупается с излишком или быстро портится.

Управление закупками в общепите: частые проблемы и способы их решения

Михаил Липатников
Владелец бара «16/18»

Я знаю, что закупа больше чем на 50 000 у одного поставщика в один день мне делать не нужно, потому что иначе через две недели мне в один день придется заплатить разом большую сумму. Поэтому разливное пиво я могу заказать во вторник, оно придет через две недели во вторник. А у московского поставщика буду заказывать в среду, и поставка придет в следующий понедельник. Таким образом я распределяю расходы на месяц — чтобы оплаты приходились на разные дни.

Меню строится в соответствии со спросом. Анализируйте чеки, проводите опросы среди посетителей, отслеживайте популярные категории и отдельные блюда и напитки. Заменяйте позиции в меню при необходимости. С этим поможет АВС-анализ.

Константин Целолихин
Совладелец бара Fjord, Екатеринбург

Часто цены в баре выставляют относительно средних по рынку и при этом не учитывают специфику своего бара или посетителей. Если вы держите бар и ориентируетесь на рынок, вы доверяете свой бизнес другому предпринимателю. Я обычно ориентируюсь на себя и свои представления о ценах. За сколько бы я взял этот напиток? Если чувствую, что не взял бы, снижаю цену. Это помогает поддерживать поток посетителей и хорошие отношения с ними.

Планирование учитывает праздники, выходные и сезонность. Подъемы и спады, связанные с временем года или днем недели, можно спрогнозировать и заранее подумать, как компенсировать возможный спад или как больше заработать на высоком спросе.

Посещаемость сохраняется или растет. Отследить это можно с помощью различных отчетов и системы лояльности. Например, по истории заказов можно увидеть, какие гости давно не приходили в бар, чтобы сделать им рассылку с напоминанием о себе.

Какие отчеты нужны собственнику ресторана для эффективного управления

Константин Целолихин
Совладелец бара Fjord, Екатеринбург

Когда случилась эпидемия COVID-19 и начались проблемы с поставками, все стали резко поднимать цены и компенсировать убытки за счет потребителя. Мы же года полтора держали цены на прежнем уровне, чувствовали, что людям нужен какой-то уголок стабильности. Мы работали в минус, но мыслили долгосрочной перспективой — важнее было сохранить гостей в будущем. Цены поднимали очень планомерно, до последнего удерживая прежний ценник. Это окупилось, после пандемии у нас случился резкий прирост посетителей, хотя конкурентов в городе хватало.

Планирование учитывает средний чек. Для грамотного ведения финансов важно учитывать, сколько тратит каждый посетитель и соотносить запланированную сумму с реальной. Это помогает лучше понять свою целевую аудиторию и реалистичность планирования. Кроме того, так можно понять, какие столики в зале не пользуются спросом, и привлечь к ним посетителей, сменив планировку или дизайн интерьера.

Маркетинг

Одни бары придерживаются маркетингового плана и нанимают маркетологов, другие успешно работают, используя сарафанное радио. Перечислим, что важно учитывать в обоих случаях.

Бар знаком со своей аудиторией. Ответственный за маркетинг знает, кто приходит в бар, чего они ждут, к чему привыкли, что для них важно. Узнавать клиентов и их потребности можно через живое общение в баре или через группу в соцсетях.

Михаил Липатников
Владелец бара «16/18», Екатеринбург

Мы позиционируем себя как уютное, домашнее заведение, без лишнего пафоса. Несмотря на то что у нас кухня ресторанного уровня, мы подаем ее очень просто. У нас не самые низкие цены, но наша аудитория — это взрослые мужчины с хорошим заработком. Для них важно, чтобы в баре не было шумной молодежи и пьянок, была вкусная еда, и им при этом не жалко потратить деньги на хорошее пиво.

Есть уникальное торговое предложение (УТП). У бара есть особенность, которая выделяет его на фоне конкурентов. Например, интерьер, необычная подача или особые позиции в меню.

Константин Целолихин
Совладелец бара Fjord, Екатеринбург

Мы выбрали брутальный скандинавский стиль, потому что нам самим это нравится. А еще мы два простых парня, которые долго работали в этой сфере и не стали этого скрывать. Мы выбрали сознательный отказ от сервиса, диалог с клиентами и отсутствие прямого маркетинга. Считаю, что маркетинг нужен, чтобы скрыть недостатки продукта. Мы же эти недостатки открыто признаем и даже взяли за основу своего позиционирования. Fjord — это дракар с отсутствием сервиса. Например, для многих дико, что у нас нет официанта и все заказы только за баром. Но на самом деле это позволяет людям быстрее получать заказ.

Построено позиционирование. На основе знания о целевой аудитории и УТП маркетолог выстраивает стратегию, как привлекать новых гостей и удерживать постоянных.

Константин Целолихин
Совладелец бара Fjord, Екатеринбург

Большая часть наших гостей приходит по сарафанному радио. А дальше мы работаем с людьми сразу в баре — общаемся в зале, создаем простую, понятную, свою атмосферу, в которой хочется находиться. Сейчас мы работаем с маркетологами, ведем соцсети, но всё равно делаем больше акцента не на рекламе продуктов, а на общении с посетителями.

Финплан учитывает маркетинговые активности. Если используете акции или предлагаете клиентам карту лояльности, готовите сезонное меню или устраиваете мероприятия, планируйте их заранее, вносите в общие расходы и отслеживайте окупаемость.

Михаил Липатников
Владелец бара «16/18», Екатеринбург

Для нас лучше всего работают коллаборации. Например, мы проводим пивные гастрономические ужины на площадках других баров или ресторанов. Что касается онлайн-маркетинга, я бы сказал, что для бара с крафтовым пивом один из самых эффективных каналов — это Телеграм. Мы там публикуем новинки, общаемся с посетителями. ВКонтакте мы используем, чтобы запускать рекламу на подписчиков конкурентов, но ВКонтакте забанит сообщество, если я начну выкладывать туда пиво. Поэтому если там и публикуем какие-то алкогольные новинки, то этот пост висит какое-то время, и я его удаляю. При этом обычно в посте я просто делаю ссылку на наш канал в Телеграме.

Персонал

Работники бара не только обслуживают за стойкой, но и создают атмосферу, общаются с гостями, берут на себя часть административной работы. Чтобы бар работал без перебоев и приносил ожидаемую выручку, проверьте такие аспекты:

• персонала хватает, чтобы закрыть все смены и не задерживать работу бара;

• сотрудники удовлетворены условиями труда;

• для сотрудников прописаны обязанности, каждый понимает, за что несет ответственность;

• прописан график смен;

• бар использует разные каналы привлечения сотрудников, анализирует их эффективность;

• есть понимание, каким требованиям должны соответствовать сотрудники.

Поначалу бар Михаила Липатникова создавался как семейный бизнес, работа строилась на личных взаимоотношениях и вовлеченности всех в общее дело. Когда бар начал расти, пришла пора расширять штат, и у бара появилась стратегия по найму и управлению персонала.

Михаил Липатников
Владелец бара «16/18», Екатеринбург

Все рутинные задачи у нас выполняются по чек-листам, которые составляю я. А если есть какая-то необычная задача, то мы все вместе устраиваем мозговой штурм. Притом участвуют в нем не только руководители, но и официанты, и бармены, работаем командой. Что касается зарплат, то нам сложно предложить оплату существенно выше рынка, но я стараюсь компенсировать это человеческим отношением. Поэтому люди от нас уходят редко, держатся за свое место.

Чек-листы можно разработать для всех типовых задач, чтобы сотрудник четко понимал ожидания работодателя, а владельцу было удобно контролировать работу. Если в баре есть система штрафов и поощрений, персоналу должны быть понятны правила игры.

«Выгодно и сотруднику, и компании»: как мотивировать персонал

Важно, чтобы штат был укомплектован людьми, которые не просто выполняют свои обязанности, но и поддерживают имидж заведения.

Константин Целолихин
Совладелец бара Fjord, Екатеринбург

Мы придерживаемся человеческого подхода во всем. Нашим барменам не запрещено есть и пить на смене вместе с гостями. Бармены отдыхают вместе с посетителями, поэтому на работу ходят с удовольствием, а гости понимают, что их рады видеть, чувствуют домашнюю атмосферу. Что касается условий работы и зарплаты, я обычно спрашиваю у человека, что ему нужно для комфортной жизни, и смотрю, можем ли мы это дать. У всех разные запросы, а мне важно, чтобы человеку хорошо жилось. Помогаю чем могу. Поэтому люди у нас работают подолгу. За все 6 лет мы искали сотрудника только один раз, и то потому, что человек уволился из-за жизненных обстоятельств.

Чек-лист для управления баром

Подведем итоги. Вот что нужно проверить в баре, чтобы он полноценно функционировал.

Отчитывайтесь в ЕГАИС и Честный знак в одном окне

Оставить заявку