Как работать с ЕГАИС и другими государственными системами в одном окне

Что такое государственные информационные системы в сфере розницы и общепита

Государство создает системы мониторинга и контроля, чтобы защитить потребителя. Мы все хотим, что купленный товар качественный и сделан на официальном предприятии с соблюдением норм и стандартов. Если речь о продуктах, то дело не только о качестве, но и в свежести, и в безопасности для здоровья. 
 
Чтобы защитить рынок от подделок и нечестных бизнес-схем, в разное время создавались ГИС, государственные информационные системы. Они работают онлайн по такому принципу: участники рынка сообщают в систему о своих действиях с товаром, а контролирующие органы через эту систему наблюдают за движением товаров и выявляют возможные нарушения. Если в системе видно что-то подозрительное, органы устраивают проверку или запрашивают информацию письмом в адрес организации. 

Розница и общепит обязаны работать с разными системами госконтроля, это зависит от ассортимента.

С какими ГИС нужно работать 

ЕГАИС (единая государственная информационная система). Системой обязаны пользоваться все, кто продает крепкий алкоголь, пиво, сидр, медовуху или пуаре.

Оборот алкоголя регулирует Федеральный закон от 22.11.95 № 171-ФЗ

Примеры:

• Продуктовый магазин c пивом и другим алкоголем. 
• Магазин, который специализируется на алкоголе, алкомаркет. Читайте статью Современные форматы розничной торговли: виды магазинов и их отличия.
• Бар, ресторан, любое заведение, которое продает алкоголь, в том числе в составе блюд или коктейлей.     

Документооборот розницы и общепита по алкоголю происходит через ЕГАИС. Например магазин не может принять алкоголь от поставщика, если на эту партию не пришла накладная из ЕГАИС. Если магазин перемещает часть партии в другую торговую точку, это тоже нужно отражать в ЕГАИС. А еще госсистема получает данные о том, что товар продан или списан. Для каждого процесса есть свои правила и требования. 

Как продавать пиво в розницу и отражать операции в ЕГАИС, мы рассказали в отдельной статье. А владельцу бара, ресторана или пивного паба пригодится наша статья о том, как учитывать алкоголь без ошибок в общепите. Если магазин или заведение продает крепкий алкоголь, снабженный акцизными марками, то важно знать о требованиях к помарочному учету.  

Нарушителей правил ждет административная и даже уголовная ответственность. например за невыполнение особых требований и правил продажи алкоголя в розницу могут вынести штраф от 20 до 40 тыс. рублей должностным лицам и от 100 до 300 тыс. руб. юридическим лицам.

Санкции за нарушения участников алкогольного рынка

Кроме ежедневной работы с ЕГАИС есть и другая форма отчетности: розница и общепит обязаны каждый квартал подавать алкогольную декларацию в ФСРАР, Федеральную службу по регулированию алкогольного рынка. Смотрите шпаргалку, как подавать алкогольную декларацию.

Соблюдайте требования к работе ЕГАИС и отчетности в ФСРАР с помощью системы сервисов Контур.Маркет

ГИСМТ (государственная информационная система мониторинга товаров). Это инструмент контроля за маркированными товарами. За оборотом таких товаров власти следят в системе Честный ЗНАК. 

В Честном ЗНАКе обязаны работать все магазины, которые продают конечному потребителю такие товары: 

• табачные изделия
• обувь
• некоторые виды одежды и изделий легкой промышленности
• духи и туалетная вода 
• лекарства
• автошины
• фотоаппараты
• молочную продукцию
• упакованную питьевую воду.  

Есть товарные группы, по которым проводится эксперимент: кресла-коляски, велосипедные рамы, пиво и другие группы. Это значит, требования для розницы в отношении маркировки таких групп пока необязательны.

Перечень товаров, подлежащих маркировке, есть в Распоряжении Правительства РФ от 28.04.2018 № 792-Р

Для оборота маркированных товаров существуют общие требования для розницы:

• Подтверждать в Честном ЗНАКе приемку товара, это делается подписанием электронного УПД, универсального передаточного документа. 
• Сообщать в Честный ЗНАК, что товар выведен из оборота, то есть продан на кассе или списан.  

Различия в том, что для каждой товарной группы есть свои обязательные сроки маркировки, причем иногда для приемки один срок, а для вывода из оборота — другой. Читайте подробности про каждую товарную группу.

Для работы с маркировкой нужен электронный документооборот. Читать подробности

Общепита маркировка коснулась только в 2022 году. Подробно об этом мы рассказали в видеоролике и статье Маркировка впервые в общепите — чего ждать?

ВетИС (государственная информационная система в области ветеринарии Россельхознадзора). Через эту систему власти контролируют производство, сертификацию и оборот продукции животного и растительного происхождения. 

Получив такой товар от поставщика, розница и общепит должны погасить, то есть подтвердить ветеринарные сопроводительные документы (ВСД) в системе «Меркурий».

Список подконтрольной продукции, на которую оформляют ВСД, установлен Приказом Минсельхоза от 18.12.2015 № 648

Список штрафов и других наказаний за нарушения в работе с «Меркурием» широк. Штраф может составить 500 руб. и 500 тыс. руб. А еще участника рынка могут заблокировать в системе, после этого он не может принимать ВСД, а значит, законно продавать продукты. Подробности можно найти в отдельной статье. 

В 2022 году магазины и общепит столкнулись с непривычной ситуацией, когда один и тот же товар нужно отражать сразу в двух госсистемах. Стартовала маркировка молочной продукции: ВСД на нее нужно гасить в «Меркурии», а заодно принимать УПД и отражать оборот в Честном ЗНАКе.

Читайте подробности в статье «Меркурий» и маркировка для молока: как общепиту соблюдать все требования

Перед розницей и общепитом еще острее встал вопрос, как упростить работу со всеми госсистемами. Есть решение, которое позволяет не переключаться с сайта на сайт, а в одном окне выполнять все требования законодательства. 

Все госсистемы в одном окне 

Как действует единое решение для работы с подконтрольными товарами, расскажем на примере Контур.Маркета. 

Представим, что в ассортименте продуктового магазина есть алкоголь, куриные тушки и сигареты. Что это значит для владельца:

• Оборот алкоголя нужно ежедневно отражать в ЕГАИС и ежеквартально — в декларации для ФСРАР. 
• Приемку курятины нужно подтверждать в «Меркурии» с помощью гашения ВДС.
• Для торговли сигаретами обязательно подписывать электронные УПД из Диадока и сканировать пачки при продаже на кассе.  

Для всех этих действий в Контур.Маркете есть свои разделы и вкладки. Например так выглядит блок с накладными.

Удобно, что каждый приходный документ — из ЕГАИС, из «Меркурия» и Честного ЗНАКа — легко превратить в товароучетную накладную. На основе принятого документа Контур.Маркет автоматически создает накладную и сопоставляет ее с номенклатурой торговой точки. Сотруднику остается проверить, верно ли заполнена накладная, и оприходовать товар. После этого остатки автоматически суммируются с вновь принятыми товарами. 

Аналогичным образом заведение общепита может принимать поставки подконтрольных продуктов и ингредиентов. 

Смотрите подробности о создании товароучетных накладных:

• На основе накладных из ЕГАИС.
• На основе УПД из Диадока.
• На основе ВСД из «Меркурия». 

Требования к обороту подконтрольных товаров периодически меняются. Чтобы их соблюдать, приходится следить за законодательными новеллами и адаптировать свои бизнес-процессы под новые условия. Тысячи клиентов Контур.Маркета могут себе позволить не погружаться в эти детали. 

Эксперты Маркета следят за изменениями законов, и разработчики вносят в систему необходимые изменения. Таким образом, пользователи всегда уверены в том, что модули для работы с госсистемами актуальны, к тому же они обновляются автоматически и это не требует доплаты от клиента.