Электронный документооборот
Учет и отчетность
Проверка контрагентов
Торговля и ритейл
Автоматизация бизнеса
Управление HR‑процессами
Участие в закупках
Коммуникации
Сделки с недвижимостью
Банковские услуги
Поиск клиентов
Маркировка товаров
Информационная безопасность
Это статья для начинающих бизнесменов. В ней расскажем, что важно знать при организации кассовой зоны, какие законы регулируют работу кассира, а еще поделимся рекомендациями для комфортного обслуживания покупателей.
Какие есть требования закона к организации кассовой зоны
Организацию кассовой зоны регулируют сразу несколько нормативных документов. В одних описано, как применять кассу, какой она должна быть, как правильно принимать деньги у покупателей и хранить их. Другие определяют условия труда для кассира. Расскажем о каждом подробнее.
Требования к применению кассовой техники
Федеральный закон № 54-ФЗ обязывает всех предпринимателей и юрлиц на территории России использовать ККТ — контрольно-кассовую технику. В быту ее называют просто касса или онлайн-касса. По закону онлайн-кассу нужно использовать вместе с фискальным накопителем (ФН). Модели кассы и фискального накопителя должны числиться в реестрах налоговой: реестр ККТ и реестр ФН.
Не применять онлайн-кассу могут только компании и ИП, которые перечислены в ст. 2 54-ФЗ. Например, самозанятые и некоторые ИП на патенте. Подробности — в статье «Основные требования 54-ФЗ: что нужно знать бизнесмену».
Касса должна быть зарегистрирована в налоговой, а еще ее нужно подключить к интернету и к оператору фискальных данных (ОФД), чтобы онлайн передавать чеки в ФНС. Не подключаться к ОФД могут только те, кто работает в местностях, удаленных от сетей связи, то есть без доступа к интернету, и на территории военных объектов, органов ФСБ, госохраны и внешней разведки.
Для открытия и закрытия смен на кассе и для формирования чеков понадобится кассовая программа. У Контур.Маркета такая программа есть, она называется Контур.Маркет Касса.
За неприменение ККТ положены штрафы:
Штрафы для нарушителей 54-ФЗ перечислены в ст. 14.5 КоАП РФ
- Должностные лица и ИП заплатят 25–50% от суммы расчета, минимум 10 000 рублей.
- Юридические лица — 75–100% от суммы расчета, минимум 30 000 рублей.
В 2025 году вступят в силу несколько поправок в 54-ФЗ. Собрали их в этой статье. Также вам могут пригодиться статьи «Как начать работу с кассой от покупки до первого чека» и «Правила работы на кассе в магазине».
Если на кассе продают маркированные товары, к ней предъявляют особые требования. Она должна поддерживать формат фискальных документов 1.2. Причем не только касса, еще кассовая программа и ОФД. Это позволит обмениваться нужными документами с системой мониторинга маркировки Честный знак и выводить товары из оборота по правилам. Также в кассовой зоне, где работают с маркировкой, понадобится 2D-сканер для считывания кодов Data Matrix на упаковках товаров. Есть модели со встроенным сканером, например MSPOS-K, но для ускорения обслуживания рекомендуем приобрести внешний сканер кодов.
Если на кассе продают крепкий алкоголь, например вино, водку, коньяк, — продавец должен 2D-сканером считать акцизную марку, тогда кассовая программа отправит считанную информацию в ЕГАИС для проверки. Еще понадобится УТМ — универсальный транспортный модуль. Это бесплатная программа, которую нужно установить на компьютер, с которого ведется товароучет. Клиентам, которые формируют чеки в Контур.Маркет Кассе для работы с крепким алкоголем понадобится касса, которая поддерживает работу с операционной системой Windows.
Правила работы с наличными деньгами
Указания Банка России № 3210-У устанавливают, как работать с кассой предприятия, а именно с наличными деньгами. Не путайте кассу предприятия с ККТ. Первое — это совокупность всех наличных операций компании, например прием денег, хранение и выдача, а ККТ — это аппарат, на котором формируют кассовые чеки. Больше о различиях рассказали в статье.
На все операции с наличными нужно оформлять приходные кассовые ордера (ПКО) или расходные кассовые ордера (РКО). Кассовые документы должны содержать обязательные реквизиты: дата, сумма, основание операции, подписи ответственных лиц.
Кроме того юрлица обязаны установить лимит кассы. Это сумма, которая может оставаться в кассе на конец дня. Денежные средства сверх этой суммы нужно сдавать в банк. В законе не прописаны нормы лимита, поэтому руководитель компании может устанавливать их в соответствии с процессами организации. Чтобы установить ограничение, он должен создать и подписать приказ об утверждении лимита кассы. Если лимит нужно изменить, уполномоченному лицу нужно выпустить новый приказ с новым лимитом и причинами его изменения.
Без лимита кассы могут работать только ИП, малые и микроорганизации.
Также указания обязывают юрлиц:
- Установить сроки сдачи наличной выручки в банк.
- Хранить документы, подтверждающие кассовые операции, не менее 5 лет.
- При размене банкнот или монет оформлять отдельную квитанцию с указанием наименования организации, даты, суммы и подписи кассира.
За нарушение этих правил, например, отсутствие документации или превышение лимита кассы, могут оштрафовать. Для для должностных лиц штраф составляет от 4 000 до 5 000 рублей, для юридических лиц — от 40 000 до 50 000 рублей.
Нормы безопасности труда
Санитарные нормы определяют уровень освещенности, количество воздуха, уровень чистоты и шума на рабочем месте. Большинство этих факторов регулирует СанПиН 1.2.3685-21. Например, уровень освещенности в торговом зале должен быть от 300 до 500 люкс в зависимости от типа зала, а нормальный уровень шума — 80 децибел. При этом температура воздуха должна быть порядка 20 градусов. В помещении нужно предусмотреть туалет для сотрудников и регулярно проводить влажную уборку.
Закон № 426-ФЗ обязывает работодателя регулярно проводить оценку условий труда. Также определяет, какие условия труда считать тяжелыми. Например, если кассир стоит на ногах больше 60% рабочего времени, считается, что он работает во вредных условиях труда, а значит, ему положены дополнительные выплаты. Поэтому лучше предусмотреть удобное кресло или стул для сотрудника.
Постановление Министерства труда № 68 обязывает работодателя выдать сотруднику спецодежду, если тот работает с товаром. Если кассир только пробивает чеки на кассе, спецодежда ему не нужна. Если же, например, он продает еду на развес, понадобятся халат, фартук, шапочка и перчатки.
Какое оборудование можно разместить в кассовой зоне
Касса. Кассы бывают стационарные и мобильные. Стационарные, например MSPOS-T-Ф, работают от сети, их не взять с собой на выезд, зато у них экран с большой диагональю. Мобильные кассы, например MSPOS-K, более компактные, они подойдут для небольшого прилавка.
Важно учитывать габариты кассы, скорость печати чеков, способы подключения к интернету и другие параметры. На что именно обратить внимание, рассказали в статье «Как начинающему бизнесмену выбрать кассу».
Если выбираете для работы фискальный принтер чеков, например Атол 25Ф, учитывайте, что он не работает самостоятельно. В зоне кассира дополнительно надо будет разместить POS-терминал, ноутбук или компьютер, на котором будут формировать чеки.
Терминал эквайринга. Он нужен, чтобы покупатели могли оплачивать покупки безналичным способом. Можно сэкономить место и выбрать кассу со встроенным эквайрингом, например MSPOS-SE-Ф, а можно купить внешний банковский терминал.
Сканер кодов. Сканеры делятся на 1D и 2D. 1D-модели считывают только линейные коды, которые мы называем штрихкодами. 2D-сканеры воспринимают и достраивают картинку целиком, благодаря чему могут считывать и QR-коды, и коды Data Matrix. 2D-сканеры нужны для работы с маркировкой и ЕГАИС.
Также сканеры могут быть ручными, например Mindeo MD6600‑HD, и стационарными — Mindeo MP8610, а еще проводными или беспроводными. Ручные сканеры требуют, чтобы кассир направил устройство на код, при работе со стационарным сканером достаточно пронести товар с кодом мимо устройства. Стационарные сканеры подходят для крупных гипермаркетов или зон самообслуживания.
Прикассовые весы. Нужны, если продаете товар на развес. Какими бывают весы и как их выбрать, подробно рассказали в статье.
Денежный ящик. Пригодится, если планируете принимать у покупателей наличные. Ящики бывают вертикальные и горизонтальные, могут выдвигаться вручную или автоматически и оснащены разными замками. Выбирайте тот, что лучше подойдет для ваших бизнес-процессов.
Монитор покупателя. Его подключают к кассе. На дисплее клиент сможет посмотреть сумму оплаты, пробитые товары, а на некоторых моделях еще и QR-код для оплаты.
Важно! При покупке дополнительного оборудования обязательно уточняйте, совместимо ли оно с вашей кассой и кассовой программой. Список оборудования, которое совместимо с Контур.Маркет Кассой, найдете по ссылке.
Что учесть при организации рабочего места продавца-кассира
При организации рабочего места кассира учитывайте требования законодательства и условия охраны труда, а также удобство работников и покупателей. Уделите особое внимание следующим факторам:
Требования к продаже определенной продукции. Например,законзапрещает в открытом виде выкладывать табачную продукцию на кассе и в торговом зале. Если вы продаете табак или сигареты, они должны храниться в специальном ящике со створками.
Федеральный закон от 23.02.2013 № 15-ФЗ
Расположение оборудования. Кассир должен легко и быстро дотягиваться до всего необходимого: касса, весы, сканер. Это влияет на скорость обслуживания покупателей, а значит и на их лояльность. Соотнесите размеры оборудования с размером кассовой зоны. Сотруднику должно быть удобно и легко выходить из-за прилавка. Саму кассовую зону располагайте так, чтобы покупателям было видно ее из любой точки в зале и чтобы очередь на кассе не мешала передвигаться по залу.
Безопасность. Если нужно, обеспечьте место кассира тревожной кнопкой, установите камеры и сигнализацию. Обязательно обучите кассира правилам безопасности при работе с деньгами.
Комфорт кассира. Помимо обязательных санитарных требований, важно учитывать и комфорт сотрудника. Не ставьте кассу напротив входа, если оттуда может дуть холодный ветер, убедитесь, что в комнате достаточная вентиляция и освещение и что продавцы не мешают друг другу за прилавком. Чем лучше чувствует себя сотрудник, тем быстрее и качественнее он будет обслуживать покупателей.
Удобство покупателей. Покупателю должно быть комфортно оплачивать покупку. Убедитесь, что терминал для безналичной оплаты находится под рукой, что у прилавка есть низкая полка, куда можно на время поставить сумку, что в прикассовой зоне размещена вся важная информация и так далее.
Готовый комплект с кассой
