Как автоматизировать работу продуктового магазина

Заполнять огромные таблицы с номенклатурой товаров в Excel, анализировать продажи и ежедневно вручную мониторить цены от поставщиков — всё это рутина, которой приходится заниматься сотрудникам торговых точек. Расскажем, как автоматизировать работу магазина и какие плюсы это принесет бизнесу.

Какие задачи помогает решить автоматизация 

Предприниматель Анна открыла небольшой винный магазин. Изначально в нем продавали только алкоголь, но со временем в ассортимент добавили и закуски: ремесленные сыры от местных производителей, мед, свежий хлеб. Концепция магазина завоевала внимание покупателей, число клиентов растет каждый месяц. 

Когда Анна открывала бизнес, она подключила учетную систему Контур.Маркета и кассовую программу для работы с госсистемами. Теперь она легко передает данные о продажах алкоголя в ЕГАИС, а информацию о сырах — в Честный знак. А еще оказалось, что в программе много других полезных возможностей, которые заметно упрощают работу Анны и сотрудников ее магазина. 

Лояльность клиентов растет

Длинные очереди покупателей — звучит здорово, но только если долгое ожидание не связано с медленной работой кассира. Ускорить работу сотрудников помогают учетные системы. Кассовый модуль позволяет продавать штучный и весовой товар, делать возвраты и рассчитывать покупателя наличными или по карте. 

Как улучшить качество обслуживания на кассе

При продаже хлеба, молока, воды и других популярных товаров тоже не возникает заминок — Анна настроила кнопки-плитки с позициями, которые покупают чаще всего, для экрана кассы. Так, товар без штрихкода добавляются в чек за несколько секунд. 

Подсказки сервиса помогают вести базу клиентов. Для них доступна бонусная программа и скидки. Клиенты получают рассылки с персональными акциями и поздравления. Все это положительно сказывается на лояльности. 

Инвентаризация проходит без ошибок 

Инвентаризация — учет всех товаров, которые есть на складах и полках магазина. Ее проводят для того, чтобы контролировать движение товаров, следить за сроками годности продуктов и фиксировать кражи среди покупателей и сотрудников. 

Можно считать продукты вручную и записывать результаты в бумажный журнал, а затем переносить информацию в Excel и самостоятельно анализировать данные. Но это долго и возрастает риск ошибок. Альтернативный вариант — использовать учетную систему. Инвентаризация с ней проходит так: 

Что помогает ускорить инвентаризацию: ТСД и мобильные приложения

1. Владелец магазина или ответственный загружают в систему товароучета сканы накладных.
2. Сотрудники инвентаризируют продукты с помощью терминалов сбора данных (ТСД). На сканирование одного товара уходит около 2 секунд. 
3. Программа автоматически находит расхождения данных с фактическими остатками и помогает их устранить. И предупреждает, у каких товаров скоро истекает срок годности. Как упростить учет сроков годности.
4. Благодаря подсказкам предприниматель точно знает, на какие из продуктов стоит установить скидку, чтобы покупатели приобретали их охотнее. 

Управленческий учет становится эффективнее

Для того, чтобы принимать решения в бизнесе, предпринимателю нужно мониторить цифры: затраты, выручку, прибыль и другие показатели. Чем больше магазин, тем сложнее контролировать ключевые показатели вручную. 

Винный магазин Анны стабильно приносил прибыль уже полгода, поэтому она задумалась о масштабировании бизнеса. Знакомые предприниматели посоветовали ей нанять опытных финансистов и бухгалтеров, чтобы они провели экспертизу. С помощью такой проверки Анна узнает, сколько на самом деле денег приносит ее магазин, и на основе этих данных примет решение, стоит ли открыть вторую точку.

Но заказывать дорогостоящую услугу предпринимательница не стала, ведь ее товароучетная система проводит сложные расчеты сама и представляет информацию в виде диаграмм и графиков. Анна точно знала, что выручка магазина за последний месяц выросла на 12%. Добиться таких результатов помог анализ. Она изучила показатели и избежала кассового разрыва, а еще отказалась от закупки марок вин, которые покупатели приобретали неохотно.

Зачем магазинам управленческий учет

Вам подарок

Понятный курс про кассы, учет и госсистемы для быстрого старта магазина

Получить бесплатно

Контролировать цены проще  

Чтобы не работать в убыток, магазин должен следить за закупочной ценой поставок и вовремя корректировать ценники товаров. Сервисы автоматизации бизнеса помогают отслеживать изменения. В Контур.Маркете, например, предприниматель может сам выбрать способ ценообразования: 

Как назначать цены, чтобы не терять прибыль

• определить размер наценки для товарной группы или определенной поставки, который будет прибавляться к цене закупки;
• назначить фиксированную стоимость при приемке товара, в случае необходимости изменить цену позже; 
• разрешить продавцам самостоятельно назначать цену при продаже на кассе.

Как выбрать оборудование 

Автоматизация неразрывно связана с технологиями, внедрить которые можно при помощи оборудования. При выборе техники важно учесть не только технические характеристики, но и особенности ассортимента магазина.  

Онлайн-касса 

Применение касс регулирует Закон № 54-ФЗ о контрольно-кассовой технике (ККТ). В законе сказано, что при расчетах с клиентами предприниматели обязаны использовать кассы. Есть исключения для некоторых видов торговли:

Кто освобожден от онлайн-касс

• киосков с мороженым, а также торговли в розлив безалкогольными напитками, молоком и питьевой водой; 
• автоцистерн с квасом, молоком, растительным маслом, живой рыбой;
• сезонной торговли вразвал овощами, фруктами и бахчевыми культурами; 
•  торговых точек в труднодоступных или отдаленных местностях, которые не торгуют алкоголем и табаком. 

Для магазинов с большим потоком клиентов подойдут стационарные кассы. Такие модели часто встречаются в продуктовых магазинах у дома и в больших гипермаркетах с широким ассортиментом. Важно не задерживать очередь, поэтому обратите внимание на скорость печати чеков. Лучше, если она выше 200 мм в секунду. Упростить работу кассира поможет автоотрез, это когда напечатанный чек отрезается сам. Ширина чековой ленты тоже играет важную роль. На чеке от 80 мм покупателям удобнее воспринимать информацию о покупке. На сайте Контур.Маркета уже есть готовые комплекты, подходящие для розницы по этим критериям. 

Для небольших магазинов часто выбирают мобильные кассы.  Например, MSPOS‑SE‑Ф с эквайрингом. Подобные модели универсальны: могут работать как от аккумулятора, так и подключаться к розетке. Они подходят для торговли и на открытом воздухе, и в зале. А еще занимают немного места, лучшее решение для торговых точек с небольшой площадью и невысокой проходимостью. 

Как начинающему бизнесмену выбрать кассу

Сканер

Магазин обязан отчитываться перед государством о продажах сигарет, упакованной воды, текстиля и других маркированных товаров. Помогает «следить» за движением конкретной товарной единицы двумерный матричный штрихкод — Data Matrix. Сканер должен уметь считывать его, чтобы не нарушать законодательство. Подходящий для таких нужд вариант — 2D-сканер.

Как выбрать сканер для работы с ЕГАИС

Алкомаркеты, например, передают информацию об обороте алкогольных напитков в ЕГАИС. А с 2024 года отчитываются еще и о продаже пива, сидров и медовухи в Честный знак.

NEO MAX SD — это пример ручного 2D-сканера. Он весит всего 160 граммов, имеет беспроводное подключение и держит заряд до 12 часов. Подходит для торговых точек с большим ассортиментом, а также для продавцов маркированных товаров и любого алкоголя.

В случае, если магазин не продает маркированные товары, ему подойдет и 1D-сканер. Такие устройства обычно стоят дешевле, чем 2D-сканеры, потому как умеют считывать только линейную кодировку. Сэкономить также помогут встроенные в кассу сканеры. Отличный вариант для торговых точек с небольшой площадью и средним потоком покупателей.  

Терминал сбора данных 

Терминал сбора данных (ТСД) — портативное устройство, которое считывает коды товаров. Данные, собранные с помощью ТСД, можно отправить в учетную систему магазина. Сервис сам подсчитает остатки продуктов в магазине и сообщит о возможных несоответствиях. Сотрудникам больше не придется вручную вводить информацию в компьютер. 

На какие параметры стоит обратить внимание при выборе ТСД:

Как упростить учет в магазине или на складе с помощью ТСД

• умеет ли терминал считывать двухмерный QR-код; 
• операционная система, все новые ТСД работают на Android не ниже 7 версии; 
• ёмкость батареи и то, съёмная она или нет;
• производительность (процессор, память);
• размер и тип экрана;
• пыле- и влагозащита, морозоустойчивость;
• наличие беспроводной связи (Wi-Fi, Bluetooth, NFC, 4G, GPS);
• вес и эргономика, ТСД должно быть удобно держать в руке;
• стоимость и гарантийные условия.

ПО для автоматизации бизнеса 

Выбор программного обеспечения — один из самых важных шагов, которые нужно совершить на пути к автоматизации магазина. Для работы понадобятся: 

• кассовая программа для формирования чеков;
• ОФД для отправки данных с кассы в налоговую;  
• товароучетная система для работы с каталогом товаров, отслеживания остатков, печати ценников, ведения управленческого учета. 

В Контур.Маркете есть товароучетная система, созданная специально для продуктовой розницы. С помощью нее можно автоматизировать учет товаров под ключ: от поступления продуктов до продажи на кассе. 

Чек-лист подготовки к автоматизации

Вот несколько рекомендаций о том, как начать автоматизацию магазина:

1. Начните с анализа процессов магазина и определите цели автоматизации. Рассмотрите, какие аспекты работы можно улучшить и оптимизировать.
2. Выберите товароучетную систему. Если возможно, попробуйте бесплатную тестовую версию программы, чтобы убедиться, что она соответствует вашим требованиям и легко внедряется в работу торговой точки.
3. Определите бюджет, который вы готовы потратить на автоматизацию. Учтите не только стоимость товароучетной системы и оборудования, но и возможные расходы на обучение персонала. 
4. Закупите оборудование, совместимое с выбранным сервисом учета товаров. 
5. Подготовьте работников магазина к новым процессам и инструментам. Разработайте инструкции для сотрудников по использованию систем и проведите тренинги. Не стоит вводить все изменения одновременно, приступайте к реализации поэтапно, чтобы персонал успел адаптироваться. 

Оцените, какие улучшения произошли и что еще можно автоматизировать для развития магазина. Принимайте во внимание отзывы клиентов и персонала. Обратная связь поможет оптимизировать процессы.

Автоматизируйте торговлю и учет с Контур.Маркетом

Отправить заявку