Кадровое делопроизводство: способы организации и важные документы

Любые кадровые процедуры требуют грамотного документального оформления. Как организовать кадровое делопроизводство с нуля небольшой компании?

Ответственность за нарушения в делопроизводстве

Кадровое делопроизводство отражает соблюдение трудового законодательства. Основная ответственность, связанная с ним, содержится в ч. 1 ст. 5.27 КоАП, в ней говорится, что нарушение трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права, влечет предупреждение или наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 1 000 до 5 000 руб.; на лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юрлица, — от 1 000 до 5 000 руб.; на юрлиц — от 30 000 до 50 000 руб.

Если работодатель совершает ошибки при заключении трудового договора, подменяет трудовые отношения гражданско-правовыми или вообще уклоняется от оформления трудового договора, то это считается отдельным самостоятельным правонарушением. Так, если при проверке госинспекция по труду обнаружит, что работодатель не оформил обязательные локальные нормативные акты (ЛНА), например, правила внутреннего распорядка, плюс ко всему найдет ошибки в ненадлежащем оформлении трудового договора, то работодателю будут грозить сразу два штрафа. Что касается ошибок в трудовых договорах, то штрафы назначаются за каждый неправильно оформленный трудовой договор.

Согласно ч. 4 ст. 5.27 КоАП, уклонение от оформления трудового договора, ненадлежащее оформление трудового договора или заключение договора ГПХ, фактически регулирующего трудовые отношения, влечет наложение административного штрафа: на должностных лиц — от 10 000 до 20 000 руб.; на ИП — от 5 000 до 10 000 руб.; на юрлиц — от 50 000 до 100 000 руб.

Переведите весь процесс трудоустройства новых сотрудников в онлайн с помощью Контур.КЭДО

Подключить

Способы организации кадрового делопроизводства

Есть три способа организации кадрового делопроизводства. Они зависят от масштабов деятельности компании, ее финансовых возможностей и количества работающих сотрудников.

Кадровым делопроизводством обычно занимается самостоятельное структурное подразделение — например, отдел кадрового учета, или специалист по кадровому делопроизводству. Также эта функция в компании может быть подработкой в виде совмещения для какого-то работника.

Самостоятельное структурное подразделение

Это самый удобный вариант организации кадрового делопроизводства и самый простой для соблюдения трудового законодательства. В то же время он требует затрат, поэтому зачастую его выбирают только крупные компании с большим штатом сотрудников. 

В этом случае делопроизводством занимается целое структурное подразделение с начальником отдела кадров во главе и несколькими подчиненными, каждый из которых решает вопросы трудовых отношений и занимается оформлением кадровых процедур.

Специалист по кадровому делопроизводству

Небольшие организации предпочитают не создавать отдельное структурное подразделение, а выделять отдельную штатную единицу, ответственную за кадровое делопроизводство. Например, это может быть специалист по кадровому делопроизводству. 

Поручение работнику дополнительной работы в виде совмещения  

Такой способ организации кадрового делопроизводства актуален для субъектов малого предпринимательства, которым даже отдельная штатная единица не по карману. Некоторые маленькие организации предпочитают доверять кадровую работу бухгалтеру. В таком случае всегда стоит помнить о требованиях ст. 60.2 ТК РФ:

• Выполнение дополнительной работы может быть поручено работнику только с его письменного согласия. Из этого следует, что работодатель не может поручать дополнительную работу только по приказу. Поскольку принудительный труд в России запрещен, то это будет считаться нарушением.
• Выполнение дополнительной работы осуществляется в течение установленной продолжительности рабочего дня (смены) наряду с работой, определенной трудовым договором.
• Дополнительная работа должна дополнительно оплачиваться (ст. 151 ТК РФ).
• Дополнительная работа по другой профессии (должности) может осуществляться путем совмещения профессий (должностей).
• Срок, в течение которого работник будет выполнять дополнительную работу, ее содержание и объем устанавливаются работодателем с письменного согласия работника.
• Работник имеет право досрочно отказаться от выполнения дополнительной работы, а работодатель — досрочно отменить поручение о ее выполнении, предупредив об этом другую сторону в письменной форме не позднее чем за три рабочих дня.

Итак, если вы собираетесь поручить ведение кадрового делопроизводства бухгалтеру, который работает с 9 до 18 часов, прежде всего нужно отразить в штатном расписании такую трудовую функцию, как специалист по кадровому делопроизводству. Исходя из определения, которое дается в ст. 60.2 ТК РФ, это работа по другой профессии (должности), а другая должность, трудовая функция всегда отражается в штатном расписании. То есть единица вводится в штат, но отдельный трудовой договор не оформляется.

Как оформить письменное соглашение

При поручении дополнительной работы работодатель оформляет отдельное письменное соглашение. В письменном соглашении необходимо прописать условия.

Срок. Согласно ст. 60.2 ТК РФ работодатель обязан прописать срок, в течение которого работник будет выполнять дополнительную работу. Но это может вызвать определенные сложности.

Прописать срок можно следующим образом — с такого-то числа до закрытия вакантной должности. При этом закрываться вакансия может по разным причинам: либо ее убирают из штатного расписания, либо другой работник принимается по трудовому договору.

Содержание и объем выполняемой работы. В письменном соглашении недостаточно прописать, что работнику в течение установленной продолжительности рабочего времени поручается дополнительная работа по должности специалиста по кадровому делопроизводству. Обязательно нужно раскрыть содержание и объем дополнительной работы. Будет ли работник заниматься только приказами о приеме, переводе и увольнении работников? Или он еще будет вести трудовые книжки и разрабатывать проекты ЛНА? Что будет входит в объем и содержание работы? Все это нужно указать в дополнительном соглашении.

Дополнительная оплата. Так как работодатель не будет знакомить работника со штатным расписанием под подпись, то размер оплаты нужно определить в соглашении.

Виды кадровых документов

Единой классификации кадровых документов, которые появляются в работе, нет. Но можно выделить несколько блоков:

Организационные документы. Такие документы содержат различные регламенты, процедуры и структурируют деятельность компании. К ним относятся устав, штатное расписание, различные инструкции и положения.

Распорядительные документы. Это приказы и распоряжения.

Информационно-справочные документы. Это служебные записки, информационные письма.

Весь объем документов, которые создаются кадровой службой, должны быть сформированы в определенную номенклатуру дел. Это систематизированный перечень наименований дел, которые появляются в делопроизводстве. Благодаря такому подходу можно быстро находить документы, распределять их по делам и устанавливать сроки хранения.

Удобная работа с сотрудниками и кадровые документы в онлайн-бухгалтерии

Попробовать прямо сейчас

Существует несколько обязательных реквизитов, которые встречаются почти на каждом виде документа в кадровом делопроизводстве:

1. Наименование организации.
2. Дата и место составления. Проставляется двумя способами — цифровым или словесно-цифровым. В первом случае дата оформляется арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год — четырьмя арабскими цифрами. Например, 07.12.2016.

При словесно-цифровом способе оформление даты осуществляется следующим образом — 07 декабря 2016 г. Также допускается оформление даты в последовательности: год, месяц, день месяца — 2016.12.07.

Дата документа зависит от типа документа и может быть:

• датой утверждения документа (локальные акты);
• датой составления (акт, докладная записка, служебная записка);
• датой подписания (приказ).

При разработке проекта документа дата не проставляется. Она появляется только после совершения определенного события. 

3. Регистрационный номер документа. Любой документ нужно регистрировать, так как без регистрационного номера он не будет иметь юридической силы. При этом нужно выбирать для себя тот способ, который будет не только удобен, но и позволит в случае возникновения спора с работником максимально доказать в какой именно момент наступило то или иное событие.

Регистрационную систему документов разрабатывает сам работодатель. Самое главное, чтобы по номеру было понятно: когда, в какой год создавался документ и в какой папке его можно найти.

4. Наименовании документа (приказ, распоряжение и т.д.).

5. Заголовок документа (о чем он).

6. Текст. Требования к содержанию документа могут быть прописаны в ТК РФ, Постановлении Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты». Согласно Федеральному закону от 6.12.2011 № 402-ФЗ, компания, если она не является государственной, может разрабатывать свои формы первичных учетных документов. Но в целях ведения бухучета эти формы должны утверждаться приложением к учетной политике. Либо можно просто брать те формы, которые предлагает Госкомстат.

7. Подпись. Этот реквизит состоит из трех элементов: название должности, личная подпись, расшифровка.

Минимум обязательных внутренних документов и ЛНА

Не любой обязательный внутренний документ будет являться ЛНА. Определение локального нормативного акта дается в ст. 8 ТК РФ. Прежде всего он утверждается уполномоченным органом или должностным лицом, уполномоченным на утверждение ЛНА. Кроме того, нормативным локальным акт становится тогда, когда в нем есть нормы трудового права, заложены определенные правила поведения. Так, например, многие специалисты по кадрам считают, что штатное расписание и график отпусков не являются ЛНА, хотя есть письма Роструда, говорящие об обратном.

Штатное расписание

Упоминается в ст. 15 и ст. 57 ТК РФ. Несмотря на то, что в Трудовом кодексе содержится лишь косвенное указание на необходимость штатного расписания, эксперты все же рекомендуют его составлять. Для этого можно использовать форму, которую предлагает Госкомстат либо утвердить свою (не забудьте при этом о приложении к учетной политике).

Штатное расписание могут запросить в ходе различных проверок инспекции труда, налоговой, прокуратуры и даже военного комиссариата. Поэтому на порядок и правила его оформления стоит обратить особое внимание.

Должностные инструкции

Если компания прописывает должностные обязанности работников в трудовом договоре, то тогда этот документ для нее не актуален. Если в трудовом договоре нет должностных обязанностей работника, компания должна разработать отдельный документ — должностную инструкцию. В нем нужно отразить, что должен делать сотрудник на рабочем месте.

Объясняем, как составить должностную инструкцию и какие разделы в ней предусмотреть.

Правила внутреннего трудового распорядка

О правилах внутреннего трудового распорядка (ПВТР) говорится в ряде статьей Трудового кодекса: ст. 100,189, 190.

Поскольку ПВТР относится к обязательным ЛНА, то нужно убедиться в том, что правила в компании есть и они утверждены работодателем. Документ утверждается либо через гриф, состоящий из слова «Утверждаю» (прописными буквами, без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии, даты утверждения, либо через приказ.

Трудовой кодекс предъявляет требования к тексту документа. В ст. 189 ТК РФ говорится о том, что содержание правил внутреннего трудового распорядка включает следующие пункты:

• порядок приема и увольнения работников;
• основные права, обязанности и ответственность сторон трудового договора;
• режим работы;
• время отдыха;
• применяемые к работникам меры поощрения и взыскания;
• иные вопросы регулирования трудовых отношений у работодателя.

От ПВТР могут отказаться микропредприятия, но при условии, что трудовые договоры, заключаемые с сотрудниками, содержат вопросы трудового распорядка (ст. 309.2 ТК РФ). Трудовые договоры заключаются на основе типовой формы, утвержденной Постановлением Правительства РФ от 27.08.2016 № 858.

Локальные нормативные акты по оплате труда

Требования по ЛНА, которыми установлены системы оплаты труда, содержатся в ст. 135 ТК РФ. Относительно мотивирования работников деньгами работодатель сам решает и прописывает, будут ли у него стимулирующие выплаты (надбавки, доплаты, премии) или нет.

Компенсационные выплаты, которые тоже относятся к составляющей заработной платы, — это доплата за работу в условиях, отклоняющихся от нормальных. И если работник действительно работает в условиях, отклоняющихся от нормальных, компенсационные выплаты должны обязано быть в организации.

Даже если в организации нет стимулирующих компенсационных выплат, все равно какой-то ЛНА по оплате труда в ней обязательно должен присутствовать. Причем это не обязательно должен быть отдельный самостоятельный акт. Если организация небольшая и в ней нет серьезной дифференциации по оплате труда, это могут быть те же самые правила внутреннего трудового распорядка, но с хорошо прописанным разделом по оплате труда.  

Важно обратить внимание на требования ст. 22 ТК РФ. Если у вас не было локального нормативного акта и вы его только принимаете, то документ начинает распространяться на работника с того момента, как он ставит подпись о том, что ознакомился с актом. Ознакомить можно любым удобным способом — через журнал ознакомления, листы ознакомления.

Согласно требованиям ст. 68 ТК РФ, до подписания трудового договора работодатель обязан ознакомить работников под подпись с ЛНА. Именно поэтому важно понимать, какие внутренние документы являются ЛНА, а какие таковыми не являются. Так, если штатное расписание не является ЛНА, то знакомить с ним под подпись не надо. 

Положение о защите персональных данных

Защите персональных данных работника посвящена гл. 14 ТК РФ. Также важно обратить внимание на Федеральный закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ, регулирующий вопросы обработки персональных данных.

В Трудовом кодексе требование о наличии документов, с которыми должны быть ознакомлены работники под подпись, содержится в ст. 86 ТК РФ. Называть этот ЛНА можно как угодно: Положение по защите персональных данных, Положение о персональных данных и т.д. Основные вопросы, которые в нем должны быть отражены: какие персональные данные обрабатываются, способы обработки персональных данных, способы защиты персональных данных, каковы права, обязанности и ответственность сторон, участвующих в обработке персональных данных. С этим документом работники должны быть ознакомлены под подпись. Наличие его в компании обязательно.

Журнал учета трудовых книжек

Согласно Приказу Минтруда РФ от 19.05.2021 № 320н работодатель должен вести учет бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, а также учет трудовых книжек и вкладышей в них.

При этом какой-то утвержденной формы для журнала нет. Поэтому работодатель вправе самостоятельно разработать его. Такой журнал должен быть пронумерован, прошнурован, заверен подписью руководителя организации или ИП, печатью организации (если она есть).

Не стоит забывать и о необходимости наличия приказа о назначении ответственно за ведение трудовых книжек.

Заявление работника о выборе кредитной организации

В соответствии с ч. 3 ст. 136 ТК РФ у работника есть право выбрать любой банк для перечисления зарплаты. Для этого он должен подать работодателю заявление с указанием кредитной организации, в которую должна быть переведена зарплата. Роструд напоминает, что работодателям необходимо принимать меры по обеспечению этого права работников. Наличие заявления о выборе кредитной организации как раз подтверждает это.

Документы по СОУТ

Согласно ст. 214 ТК РФ работодатель обязан обеспечивать безопасные условия и охрану труда. Если компания существует более года и в ней есть должности, на которых работники работают по трудовым договорам, она обязана провести СОУТ. Это требование не распространяется на надомников, дистанционных работников, а также работников, которые трудятся у работодателей ‒ физлиц, не являющихся ИП.

Результатом проведения специальной оценки условий труда являются карты СОУТ. С ними сотрудник знакомится под подпись.

График отпусков

В соответствии со ст. 123 ТК РФ должен утверждаться не позднее чем за две недели до наступления календарного года. Объясняем, как составить график отпусков, какую форму для этого использовать и как вносить изменения. Также обратите внимание на нестандартные ситуации при составлении графика отпусков.

Табель учета рабочего времени

Ст. 91 ТК РФ обязывает работодателя вести учет времени, фактически отработанного каждым работником. Для этого можно использовать унифицированную форму № Т-12 (утверждена Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1). При этом она не обязательна для применения.

Табель нужен для:

• учета времени, фактически отработанного или неотработанного каждым работником;
• контроля за соблюдением работниками установленного режима рабочего времени;
• получения данных об отработанном времени;
• расчета оплаты труда;
• составления статистической отчетности по труду.

Без табеля работодатель не сможет доказать, что он учитывает рабочее время. Его нужно вести на всех сотрудников, независимо от режимов работы, установленных в компании.

Инструкции и правила по охране труда

До 1 марта 2028 года действует Приказ Минтруда РФ от 29.10.2021 № 772н, который устанавливает требования к порядку разработки и содержанию правил и инструкций по охране труда.

Новые требования позволяют разработать правила по охране труда в виде стандарта организации или иного ЛНА.

Наличие обязательных требований в трудовом договоре

При составлении трудового договора важно помнить о двух статьях ТК РФ – ст. 57 и ст. 9. В нем обязательно должны быть обозначены гарантии, предусмотренные для работников исходя из условий труда.

Проверьте, не допустили ли вы ошибок в оформлении трудового договора и указали ли в нем обязательные условия.