Управленческий учет в рознице и общепите

Представьте, что вы ведете семейный бюджет: записываете доходы, планируете расходы, откладываете на крупные покупки. Управленческий учет — это то же самое, но для бизнеса. В статье помогаем разобраться, для чего нужен управленческий учет и как его построить.

Касса, ОФД и учетный сервис с каталогом товаров для работы по 54-ФЗ

Какие задачи решает управленческий учет

Главная цель управленческого учета — получать точные данные для принятия решений. Он помогает отслеживать ежедневные поступления и списания денег по всем точкам и сотрудникам, вести календарь платежей, заранее видеть риски кассовых разрывов и предотвращать их. Для этого нужно:

• Контролировать денежные потоки. 
• Анализировать прибыльность.
• Планировать бюджет.
• Оптимизировать затраты.
• Оценивать эффективность предприятия.

Управленческий учет указывает на финансовые риски и помогает избежать кассовых разрывов — ситуаций, когда денег на обязательные расходы не хватает. Например, если вы потратились на рекламную кампанию, а продажи не поднялись так быстро, как вы планировали.

Если у вас под рукой все данные о движении средств компании, вы сможете:

• понимать, сколько у предприятия денег;
• исключить невыгодные статьи расходов для получения большей прибыли;
• принять взвешенное решение о закрытии нерентабельных точек или о расширении сети;
• заранее спланировать покупку нового оборудования;
• контролировать расчеты с контрагентами;
• оценивать эффективность вложений в маркетинг.

В чем разница между управленческим и бухгалтерским учетом

Управленческий учет нельзя путать с бухгалтерским, или, как его еще называют, финансовым. Бухучет нужен для того, чтобы отчитаться перед контролирующими государственными органами, а управленческий учет показывает, как дела у бизнеса обстоят прямо сейчас: какая прибыль, какой убыток, не светит ли кассовый разрыв. 

Управленческий учет необязательный, то есть отчеты не сдаются в контролирующие органы. Они необходимы именно собственнику предприятия, чтобы понять, куда двигаться, есть ли деньги и как их можно тратить. Такие данные помогают всем, кто отвечает за финансовый результат компании: бухгалтерии, финансовой службе, менеджерам проектов. 

Больше ответов об особенностях управленческого учета найдете в интервью:

https://vkvideo.ru/video_ext.php?oid=-136250849&id=456239179&hash=0

Какие есть виды управленческого учета

Вести управленку важно любому бизнесу: большому, среднему и в некоторых случаях малому. Только так можно понять, где деньги, сколько именно, рентабелен ли бизнес и как его развивать. Если же собственник не считает деньги или смотрит только на движение средств по расчетным счетам, то может появиться кассовый разрыв — состояние, когда у компании нет денег на расчетных счетах, чтобы заплатить по обязательствам. 

Есть несколько видов управленческого учета:

Финансовый учет— анализ ваших доходов, расходов и прибыли.

Оперативный учет — ежедневный контроля продаж, запасов и денежных потоков.

Бюджетирование — планирование доходов и расходов на месяц или квартал.

Маржинальный анализ — расчет прибыльности товаров и услуг.

Учет затрат — анализ себестоимости и путей экономии.

Учет дебиторской и кредиторской задолженности — контроль долгов клиентов и поставщиков.

Стратегический учет — анализ данных о рынке, конкурентах, целевой аудитории, поставщиках, технологии и законодательстве.

 

Основные группы показателей управленческого учета собрали в таблице:

Эти показатели нужно учитывать, чтобы планировать развитие компании, сокращать ненужные расходы, находить прибыльные и убыточные товары и следить за реальным состоянием бизнеса.

Как в общепите рассчитать стоимость блюда

Как построить управленческий учет

Все действия можно разделить на пять шагов. Кратко описали каждый из них.

Шаг 1. Определение целей учета

Перед внедрением системы важно понять, какие задачи она должна решить:

• контроль денежных потоков;
• анализ прибыльности товаров или услуг;
• оптимизация расходов;
• планирование бюджета.

Шаг 2. Сбор и систематизация данных

Ключевые данные для учета:

• доходы; 
• расходы;
• товарные остатки;
• показатели эффективности.

Для розницы особенно важно отслеживать оборачиваемость товаров, маржинальность и средний чек.

Шаг 3. Выбор инструментов

Можно использовать любой доступный инструмент учета, например, Excel. Но в этом случае потребуется время для настройки таблиц, а еще следует быть готовым к тому, что они могут «съехать» в неподходящий момент.

А у клиентов Контур.Маркета есть возможность вести автоматический управленческий учет. Какие проблемы помогает решить Контур.Маркет:

• Оценить количество свободных денег и понять, сколько из них можно использовать без вреда для бизнеса.
• Разобраться, где личные деньги, а где средства компании, даже если оплатили счет с личной карты.
• Увидеть, есть ли свободные деньги на открытие новой точки, хватит ли их на запуск и не приведет ли это к кассовым разрывам.
• Спланировать постоянные и разовые платежи на основе данных о своих торговых точках.

Шаг 4. Настройка отчетности

Базовые отчеты — анализ товарных остатков, отчет о прибыли и убытках, маржинальный анализ и отчет о движении денежных средств. Расскажем подробнее о некоторых вариантах аналитики в Контур.Маркете:

Отчет о продажах за день показывает оплаченные гостями товары. Применяя фильтры, можно выбрать нужные категории. Такой отчет в ежедневном режиме показывает, как меняется трафик, демонстрирует выручку, средний чек, а также количество выписанных и оплаченных клиентами счетов на текущий момент. Эти данные нужны для анализа, чтобы быстро увидеть снижение продаж и быстро отреагировать. 

Отчет о прибыли и рентабельности за период включает информацию о продажах и возвратах товаров, выручку, сумму скидок, данные о прибыли, наценках и рентабельности. Помогает оценить эффективность и динамику работы точки на основе данных о выручке, закупочной цене и итоговой стоимости товаров.

Отчет об остатках помогает оценить себестоимость товара и потенциальную прибыль от продажи. В отчете можно отфильтровать продукты по признакам: с любым остатком, с положительным, нулевым или отрицательным. Если в учетной системе назначен минимальный остаток, то руководитель может заранее узнать, какие товары скоро закончатся. Контур.Маркет по умолчанию формирует отчет на текущую дату, но ее можно изменить.

Отчет о движении товаров показывает, сколько товаров поступило на баланс. Можно вести и учет готовой продукции. Как и в ежедневном отчете о продажах, здесь можно можно выбрать нужную категорию продуктов и проследить за конкретной позицией, группой или подгруппой товаров. 

Комплексный АВС-отчет помогает разобраться в том, какие товары становятся хитами, какие приносят стабильный доход, а какие нужно вычеркивать из списка, потому что их никто не берет и затраты на их производство не окупаются. 

Учетная система анализирует блюда сразу по нескольким показателям: выручка в рублях, количество продаж в порциях и прибыль в рублях. Затем система распределяет блюда по группам А, В и С: 

• В группу А попадают блюда, от которых зависит 50 % выручки, продаж и прибыли в заведении. 
• В группу В система определяет блюда с вкладом 30 % в общий доход.
• В группе С остаются блюда, которые принесли 20 % дохода. 

Разделение на группы помогает выявить лидеров, «рабочих лошадок» и аутсайдеров. Зная это, можно решить, как изменить меню так, чтобы было больше хитов и меньше отстающих. 

Шаг 5. Анализ и принятие решений

Регулярно анализируйте самые прибыльные и убыточные направления, эффективность маркетинговых акций и другие ключевые показатели.

Как вести управленческий учет в Контур.Маркете

Пользователи Контур.Маркета могут вести учет товаров или блюд и получить максимально свежие данные о состоянии бизнеса в одном окне:

Таквы сэкономите время на сбор данных из разных источников: кассы, банковских выписок, счетов от контрагентов. Это поможет упорядочить платежи, следить за рентабельностью онлайн и быстро реагировать на изменения.

Просто вносите в календарь будущие затраты, и сервис построит график регулярных и переменных платежей. А еще предупредит, не превышает ли будущий платеж плановые показатели. Так вы сможете избежать кассовых разрывов.

Система загружает банковские выписки и данные о наличной выручке с кассы Маркета. Сортирует по статьям доходов и расходов. Строит график и показывает кассовые разрывы.

В результате вы получите ответы на главные вопросы про деньги:

• Зарабатывает ли бизнес, есть свободные средства на развитие.
• Какова рентабельность, можно ли масштабировать бизнес, чтобы увеличить доход.
• Работу каких точек нужно менять, чтобы увеличить продажи и рентабельность.
• Как сохранить контроль за состоянием своего бизнеса, если часть дел передать наемному управляющему.

Ведите управленческий учет в Контур.Маркете

Узнать больше

Управленческий учет — это не формальность, а рабочий инструмент для развития бизнеса. Начните с простых решений и постепенно совершенствуйте систему. 

Рекомендуем другие статьи по теме:

• «Какие есть виды прибыли и как ее считать»
• Как управленцу не запутаться в графиках и отчетах о работе заведения»
• Как оценить эффективность бизнеса в сфере услуг»
• Как контролировать продажи в личном кабинете ОФД»