Как выбрать программу для автоматизации общепита

Рассказываем, что такое автоматизация, кому она нужна, какие сервисы помогут минимизировать рутинные процессы в кафе, баре или кофейне и как настроить работу по-новому.

Учетная программа для ресторана, кафе или бара

Узнать больше

Что такое автоматизация общепита и зачем она нужна

Автоматизация — это когда бизнес внедряет технологии, чтобы тратить меньше времени на рутину. Такой подход требует затрат на сервисы и оборудование, зато помогает сократить ручной труд и количество ошибок, а еще снизить число однотипных повторяющихся действий, чтобы сэкономить время и силы сотрудников и руководителя. Например, официанты относят на кухню заказы гостей на бумаге. Это можно делегировать кассовой программе, которая автоматически распределит заказы между баром и цехами кухни. 

Все возможности систем для автоматизации общепита условно можно разделить на несколько составляющих. Расскажем о каждой подробнее.

Кухня и бар

Автоматизация кухни состоит из двух направлений:

Первое — это работа с технологическими картами. Важно, чтобы в них можно было добавлять не только ингредиенты, но и заготовки (а на них создаются отдельные техкарты), и расходники, например, салфетки и упаковку для блюд навынос. Технологическая карта — это не просто рецепт, это основа для контроля за фудкостом, для учета остатков ингредиентов и готовых блюд. А еще для автоматического расчета КБЖУ и процента потерь в зависимости от способа приготовления. 

Второе направление — это передача заказов. Чем быстрее он попадет к повару, тем лучше. Чем точнее в заказе прописаны пожелания гостя или другие особенности, тем будет меньше потерь ингредиентов и довольнее будет гость. Например, заказали кофе без сахара с обезжиренным молоком, эти пожелания можно отразить в модификаторе к заказу — гость получит желаемое, а заведению не придется извиняться за ошибку и переделывать напиток.  

Автоматизация бара частично дублирует автоматизацию кухни: здесь тоже есть техкарты и нужно управлять заказами, но при этом бар работает с алкогольными напитками — а значит, система должна уметь обмениваться данными с ЕГАИС. Также у некоторых заведений остается обязанность сдавать ежеквартальную отчетность в ФСКАТР.

Работа с госсистемами

Оборот алкоголя обязательно нужно отражать в ЕГАИС, но это не единственная госсистема, с которой работает общепит. Если заведения имеют дело с продукцией животного происхождения: молоком, мясом, творогом, рыбой и другой — им нужно подтверждать ветеринарно-сопроводительные документы во ФГИС «Меркурий». А еще есть отдельные требования к маркированной продукции — оборот таких товаров отражают в Честном знаке. 

Оптимальный вариант — когда можно проводить все операции с документами на подконтрольные товары в той же системе, где вы ведете учет ингредиентов и прибыли, и не переключаться между многочисленными вкладками. Всё в одном окне. Это снижает риск появления ошибок и последующих штрафов. 

Складские остатки 

Учетная система помогает следить за остатками ингредиентов и блюд. Когда есть точные данные об остатках, можно заранее спланировать закупки и вовремя заказать новую поставку. Так блюда не попадают в стоп-лист из-за нехватки ингредиентов, а списания продуктов из-за истечения срока годности сводятся к минимуму. 

Что можно и нужно автоматизировать:

• Приемку продуктов от поставщика. Когда накладные приходят через электронный документооборот (ЭДО), на оприходование уходит пара минут.
• Отслеживание минимального остатка. Система предупредит, какие ингредиенты пора докупить. — Контроль за сроками хранения, особенно если ингредиент хранится больше недели, например, консервированные фрукты, макароны, крупы, растительное масло. Важно, чтобы система заранее сообщала, что срок скоро истечет.
• Сверку фактических остатков с тем, что указано в учетной системе. Таким образом можно найти неучтенку или обнаружить недостачу. 

Касса и кассовая программа

Кассовая программа ускоряет обслуживание столов и передачу заказов на кухню: отправлять заказы с кассы можно на принтер чеков, установленный в цехах или баре. При расчете гость за столиком получает пречек с подробным перечнем заказанного и указанием суммы, затем оплату проводят через кассу и отправляют гостю фискальный чек в бумажном или электронном виде.

Чем больше доступных способов оплаты, тем выше лояльность посетителей. Например, Контур.Маркет Касса умеет принимать оплату наличными, по карте или смешанным способом. А еще через СБП, по депозиту или сертификату. 

Работа с клиентской базой

Хорошо, если заведение поощряет гостей персонально с помощью скидок, бонусов или акций. Для этого используют инструменты системы лояльности. У вас сложится клиентская база, которую можно изучать: что популярно у каждого отдельного сегмента, как часто они приходят и что заказывают. Это позволит менять ассортимент под спрос, мотивировать гостей на более частые посещения и выбор более дорогих блюд. Главное — напоминать о себе и вовремя рассказывать о спецпредложениях с помощью смс-рассылки, а затем следить за ростом показателей.

Еще один плюс заведению — возможность принимать чаевые безналичными деньгами. 

Контроль за сотрудниками

Система автоматизации для общепита должна иметь модуль и для управления сотрудниками, даже если наемного персонала мало. Удобно, когда есть база работников со сменами, перерывами и выходными. Еще удобнее, если система сама формирует отчеты об отработанном времени, это ускорит бухгалтеру расчет зарплаты.

Не забывайте о безопасности данных, с которыми работают сотрудники заведения. Например, в Контур.Маркете можно ограничить доступ к важным разделам, статистике или изменению документов.

При выборе системы автоматизации также обращайте внимание на простоту интерфейса. Чем меньше шагов для выполнения той или иной задачи, тем меньше ошибок из-за невнимательности. Так работникам будет проще освоить непривычные программы, а значит, это не задержит обслуживание гостей.

Управление прибылью

Если в системе предусмотрен раздел с аналитикой, можно отслеживать эффективность работы сотрудников и производительность предприятия в целом. Отчеты помогут повышать прибыль — меняйте меню и цены на основе объективной статистики. 

За какими ключевыми показателями полезно следить управляющему заведением: выручка, прибыль, рентабельность, остатки. Еще регулярно заглядывайте в ABC-отчет: он анализирует, сколько раз купили блюдо, какую выручку и прибыль это дало и дает советы по улучшению меню.

Бухгалтерия

Если ваша программа интегрируется с сервисами для бухучета, бухгалтер автоматически получает накладные и данные о продажах. Специалист не тратит время на ожидание документов, их переписывание в свою программу для бухучета, поиск и исправление ошибок. Например, Контур.Маркет может отправлять данные в 1С или Контур.Экстерн.

Автоматизация помогает заведению привести в порядок бумаги, поставить на поток работу с поставщиками, делать точные прогнозы по расходу продуктов и закупкам, а еще ускорить работу с посетителями и соблюсти все требования законодательства. Если учетная программа интегрируется с системой бухучета, кассовой программой, госсистемами, CRM или программой лояльности, то вы получаете экосистему для управления бизнесом.

Как автоматизировать кафе, ресторан или бар

Часть задач можно решить с помощью таблиц Excel — это бесплатно, но не закроет все потребности бизнеса. К тому же потребует много времени и сил предпринимателя и его сотрудников. 

Другой вариант — разработать ПО индивидуально под ваши бизнес-процессы. Но это очень долго, дорого и не гарантирует стопроцентного успеха. Поэтому рекомендуем подобрать оптимальное сочетание ПО и оборудования из уже существующих на рынке предложений. Это разовое вложение, которое быстро окупится. 

Также важно помнить, что степень автоматизации зависит от бизнес-процессов. Для небольшой точки с кофе на вынос хватит онлайн-кассы с сервисами для работа по 54-ФЗ и системы лояльности. А крупному ресторану понадобится еще и оборудование и ПО для работы с цехами и эффективного товароучета. Вот какие инструменты автоматизации доступны в Контур.Маркете:

Онлайн-касса с кассовой программой. Пригодится по двум причинам: использовать ее обязывает закон, а еще удобная кассовая программа позволяет быстро наполнять чеки и не задерживать обслуживание гостей. Также касса будет автоматически передавтаь данные о продажах в учетный сервис. 

Система учета позволяет контролировать остатки, быстрее проводить инвентаризацию и совершать меньше ошибок. Можно быстро создавать электронные техкарты на основе шаблонов и просматривать остатки. Система автоматически списывает ингредиенты при продаже блюд, следит за сроком годности продуктов, а еще сама рассчитывает КБЖУ. Маркет анализирует ваши расходы, составляет списки продуктов для закупа и предлагает возможные решения по улучшению меню на основе ваших процессов. В этой статье мы собрали важные параметры, которые нужно учитывать при подведении итогов.

Оператор фискальных данных. По закону заключить договор с ОФД обязаны все владельцы касс, кроме тех, что работают без интернета, в местностях, удаленных от сетей связи и на засекреченных объектах. При этом оператор помогает не только онлайн передавать чеки в налоговую. Благодаря отчетам от ОФД можно вести статистику продаж. Например, просматривать выручку, количество и сумму возвратов, а также найти чек за любой период.

ПО для работы с госсистемами. Многим заведениям общепита невозможно отказаться от работы с госсистемами, так как большинство продуктов попадают под маркировку или требуют отчитываться в «Меркурий» или ЕГАИС. Автоматизировать работу с ними позволит специальное ПО. Контур.Маркет позволяет работать со всеми тремя госсистемами в одном окне. Он напомнит об отчете и предупредит, если обнаружит ошибку. Больше о работе с Честным знаком, Меркурием и ЕГАИС читайте в этой статье.

Онлайн-меню позволит ускорить работу официантов, улучшить сервис и начать работать с доставкой. Онлайн-меню заменит бумажное, так можно сэкономить на дизайне и печати. Посетители смогут заранее определиться с выбором и быстрее сделают заказ. К онлайн-меню можно подключить систему для чаевых по QR-коду. Кроме того, благодаря онлайн-меню можно запустить свой сервис доставки и не тратить деньги на работу с агрегаторами. Меню можно интегрировать с товароучетной системой, чтобы оно изменялось автоматически.

Доставка. Доставка поможет расширить клиентскую базу и увеличить продажи. Настроить ее можно двумя способами: самостоятельно или через агрегаторы вроде Яндекс.Еды или Маркет Деливери. Контур.Маркет позволяет работать и так, и так. Чтобы оформить доставку самостоятельно, нужно принять заказ любым удобным способом и зарегистрировать его на кассе, как обычный заказ. По готовности просто отдайте его курьеру.

Кухонный принтер. Нужен для автоматизации работы на кухне. Принтер напечатает заказ, когда он поступит, а когда блюдо будет готово, кухня выдаст заказ официанту вместе с чеком. Это позволит избежать путаницы и сократить время на взаимодействие официантов с кухней.

Сканер или ТСД. Помогут упростить товароучет и ускорить продажи на кассе. 2D-сканер быстро сканирует код товара и позволяет кассе отчитываться о продаже маркированных продуктов. ТСД, терминал сбора данных, поможет на складе. С его помощью удобно вести приемку и проводить инвентаризацию: он сканирует штрихкоды или коды Data Matrix и сразу ставит товар на баланс. Кроме того, в отличие от сканера, он показывает на дисплее, какой товар отсканирован, и предупреждает работника, если тот отсканировал товар дважды.

Система лояльности. Позволит улучшить клиентский сервис, привлечь новых посетителей и при этом автоматически учитывать акции и скидки и включать их в общую аналитику. С Контур.Маркетом вы сможете проследить, растет ли число лояльных клиентов, какие товары или блюда пользуются спросом, как часто клиенты тратят бонусы и вообще возвращаются к вам. Тем, кто давно не делал покупок, можно отправить напоминание о себе прямо из Маркета. Кроме того, система позволяет заводить электронные карты для клиентов. Гостю не придется носить с собой пластиковую карточку, достаточно будет показать штрихкод на кассе со своего телефона.

На что обратить внимание при выборе системы учета 

Рекомендуем обращать внимание на следующие особенности:

• Совместима ли программа с тем оборудованием, которое у вас уже есть, пример, кассы, весы.
• Интегрируется ли сервис с другими системами, например с программой для бухучета и кассовым ПО.
• Работает ли программа с подконтрольными товарами, а именно алкоголем, маркированной продукцией и продукцией животного происхождения.
• Когда и как можно обращаться в техподдержку.
• Предоставляет ли поставщик услуги внедрения и настройки.

Зачастую разработчики ПО продают оборудование и сами настраивают его перед запуском — вам останется только подготовить сотрудников к работе по-новому. Например, Контур.Маркет предлагает готовые комплекты для автоматизации общепита, где есть онлайн-касса, кассовая программа, учетная система и ОФД. Также к комплекту можно добавить модификаторы для работы с госсистемами, интеграции с другими системами и работы с гостями. А еще докупить дополнительное оборудование, например, сканер, банковский терминал, ТСД и другое.

Рекомендуем другие полезные материалы для владельцев общепита:

• «Какие инструменты для продаж и управления нужны бизнесу на старте».
• «Зачем владельцу заведения управленческий учет» 

Учет в общепите 14 дней бесплатно

Узнать больше