Электронный документооборот
Учет и отчетность
Проверка контрагентов
Торговля и ритейл
Автоматизация бизнеса
Участие в закупках
Управление HR‑процессами
Коммуникации
Сделки с недвижимостью
Банковские услуги
Поиск клиентов
Маркировка товаров
Информационная безопасность
Автоматизация полезна и доступна не только крупным сетям. Даже маленькая кофейня или бар теряет выручку, когда учет держится на блокнотах и памяти сотрудников. В статье разберем, какие задачи решают системы автоматизации общепита и как выбрать программу.
Что такое автоматизация общепита и зачем она нужна
Автоматизация в общепите — это комплексный набор программ и сервисов, которые помогают управлять продажами, складом, кухней, персоналом и работой с госсистемами.
С автоматизацией сотрудники и руководитель экономят силы и время, совершают меньше ошибок в учете. Риск штрафов для бизнеса становится минимальным.
Основные задачи автоматизации предприятий общественного питания:
- снижать количество ручных операций и ошибок;
- ускорять обслуживание гостей;
- выводить под точный контроль закупки и списания;
- обеспечивать соблюдение законов по работе с кассой, маркировкой, алкоголем и продукцией животного происхождения;
- создавать понятные отчеты о работе заведения и помогать владельцу управлять прибылью.
Программные решения для общепита обычно включают кассовую программу и учетную систему. Могут быть встроены сервисы для работы с ЕГАИС, Честным знаком и «Меркурием», как в Контур.Маркете. Часть возможностей может находиться внутри одной программы, часть — в модуле интеграции.
Пример. Семейное кафе держало учет в тетрадях и Excel-таблице. Хозяева видели только дневную выручку и не понимали, какие блюда уводят маржу в минус. После внедрения учетной системы стало видно себестоимость каждого блюда, выручку по сменам и списания. За пару месяцев кафе убрало три убыточные позиции из меню и заменило их более рентабельными — прибыль по итогу сезона выросла, хотя поток гостей почти не изменился.
Что можно автоматизировать в заведении: ключевые модули
Чтобы понять, какая программа автоматизации кафе и ресторанов нужна, удобно разбить возможности на модули.
Касса и кассовая программа
Кассовая программа ускоряет обслуживание столов и передачу заказов на кухню. Отправлять заказы с кассы можно на принтер чеков, установленный в цехах или баре.
Общепит обязан выдавать кассовые чеки до расчета с гостем. Подробности читайте в статье «Новые правила расчета гостей в общепите».
Чем больше доступных способов оплаты, тем выше лояльность посетителей и быстрее обслуживание. Гость выбирает, как ему удобнее расплатиться: даже если забыл карту, может оплатить заказ через СБП по QR-коду, что не задерживает расчет. Например, Контур.Маркет Касса умеет принимать оплату наличными, по карте или смешанным способом. А еще через СБП, по депозиту или сертификату.
Склад и учет ингредиентов
Программы автоматизации общепита помогают:
- учитывать поступления от поставщиков, в том числе через ЭДО;
- вести рецептуры и технологические карты;
- списывать ингредиенты по фактическому расходу, а не на глаз;
- контролировать сроки годности и минимальные остатки;
- формировать заказ поставщику на основе остатков и планов продаж.
Для кухни это означает стабильное качество и наличие продуктов, а для собственника — контроль себестоимости и маржи.
Пример. В кафе каждую неделю списывали просроченное молоко: заказывали его с запасом, чтобы не попасть в ситуацию, когда готовить кофе или десерты не из чего. После запуска автоматического контроля минимальных остатков и сроков годности система начала подсказывать, что и в каком объеме заказывать. Списания по молоку снизились, а ситуаций, когда напитки уходили в стоп-лист, практически не осталось.
Учетная система помогает следить за остатками ингредиентов и блюд. Когда есть точные данные об остатках, можно заранее спланировать закупки и вовремя заказать новую поставку. Так блюда не попадают в стоп-лист из-за нехватки ингредиентов, а списания продуктов из-за истечения срока годности сводятся к минимуму.
Работа с госсистемами: Честный знак, «Меркурий», ЕГАИС и алкодекларация
Оборот алкоголя обязательно нужно отражать в ЕГАИС. Если заведение имеет дело с продукцией животного происхождения — молоком, мясом, творогом, рыбой, яйцом и другой — ему нужно подтверждать ветеринарно-сопроводительные документы во ФГИС «Меркурий». А ещё есть отдельные требования к маркированной продукции — оборот таких товаров отражают в Честном знаке.
Оптимальный вариант — когда можно проводить все операции с документами в той же системе, где ведется учет ингредиентов и прибыли, без переключений между многочисленными вкладками. Всё в одном окне. Это снижает риск ошибок и последующих штрафов.
Контур.Маркет интегрируется с другими учетными системами заведений и позволяет им работать с госсистемами, создавать автоматические алкодекларации на основе данных ЕГАИС. Заведение принимает накладные в Маркете, передаёт данные в iiko, r_keeper и другие программы для общепита, а сервис помогает отчитываться за маркированные товары и алкоголь, гасить ВСД с компьютера или телефона, автоматически формировать алкодекларации за квартал. Подробнее рассказываем в ролике.
Управление персоналом
С помощью системы автоматизации вы можете:
- вести справочник сотрудников и их роли;
- планировать графики смен и контролировать отработанное время;
- анализировать выручку по официантам и барменам;
- учитывать электронные чаевые и показатели сервиса.
Становится проще управлять мотивацией и видеть, кто приносит заведению больше всего выручки и постоянных гостей.
Не забывайте о безопасности данных, с которыми работают сотрудники заведения. Например, в Контур.Маркете можно ограничить доступ к важным разделам, статистике или изменению документов.
Пример. В ресторане официанты записывали смены, чаевые складывали наличкой в общую коробку. Администратор вручную сводил данные по выручке и часам. Внедрили систему с графиками и учетом продаж по каждому официанту, куда был встроен сервис для приема электронных чаевых. Отработанное время стало наглядным, что позволило быстрее считать зарплату. Текучка персонала снизилась, потому что гости стали охотнее оставлять чаевые безналом — мотивация сотрудников повысилась.
Читайте подробную статью, как удерживать и мотивировать сотрудников в общепите.
Лояльность и удержание гостей
Модуль лояльности помогает:
- применять накопительные и разовые скидки;
- начислять бонусы за покупки;
- персонализировать предложения;
- собирать базу гостей и делать точечные рассылки.
Система лояльности позволит улучшить клиентский сервис, привлечь новых посетителей и при этом автоматически учитывать акции и скидки и включать их в общую аналитику.
Пример. Небольшая пиццерия в спальном районе раньше не собирала контакты гостей, скидки выдавали на бумажных листовках. После запуска бонусной программы и смс-рассылок по базе клиентов пиццерия стала приглашать гостей в «тихие» дни недели и предлагать бонусы за заказы навынос. Повторные визиты увеличились, а загрузка кухни выровнялась: стало меньше провалов по выручке в будни.
С Контур.Маркетом вы сможете проследить, растет ли число лояльных клиентов, какие товары или блюда пользуются спросом, как часто клиенты тратят бонусы и возвращаются к вам. Тем, кто давно не делал покупок, можно отправить напоминание о себе прямо из Маркета. Кроме того, система позволяет заводить электронные карты для клиентов. Гостю не придется носить с собой пластиковую карточку, достаточно будет показать штрихкод на кассе со своего телефона.
Управление прибылью и аналитика
Если в системе предусмотрен раздел с аналитикой, можно отслеживать эффективность работы сотрудников и производительность предприятия в целом. Отчеты помогают повышать прибыль — вы можете менять меню и цены на основе объективной статистики.
За какими показателями полезно следить управляющему: выручка, прибыль, рентабельность, остатки. Еще регулярно стоит заглядывать в ABC-отчет: он показывает, сколько раз купили блюдо, какую выручку и прибыль это дало, и помогает принять решение, какие позиции продвигать, а какие — убрать из меню.
Пример. В столовой бизнес-центра владельцу казалось, что основную выручку приносят горячие блюда. Аналитика показала, что больше всего маржи дают супы и выпечка, а часть гарниров можно убрать. После изменения меню и акцента в выкладке горячий стол не стал пустым, но доля прибыльных позиций выросла вместе с общей рентабельностью точки.
Бухгалтерия
Если программа интегрируется с сервисами для бухучета, бухгалтер автоматически получает накладные и данные о продажах. Специалист не тратит время на ожидание документов, переписывание в свою программу, поиск и исправление ошибок. Например, Контур.Маркет может отправлять данные в 1С.
Автоматизация помогает заведению:
- привести в порядок документы;
- поставить на поток работу с поставщиками;
- делать точные прогнозы по расходу продуктов и закупкам;
- ускорить работу с посетителями и соблюсти все требования законодательства.
Если учетная программа интегрируется с системой бухучета, кассовой программой, госсистемами, CRM или программой лояльности, заведение получает экосистему для управления бизнесом.
Пример. Заведение фастфуда раньше отправляло бухгалтеру отчеты по продажам раз в неделю в виде файлов из кассовой программы, а накладные присылали менеджеры закупок. Любая ошибка приводила к пересчетам и уточнениям отчетности. Ввели интеграцию и автоматизацию — данные по продажам и закупкам стали попадать в бухгалтерию автоматически. Количество корректировок заметно сократилось.
Преимущества автоматизации: как влияет на прибыль и эффективность
В результате автоматизации заведение увеличивает оборот за счет скорости и качества сервиса, а прибыль — за счет контроля расходов и ошибок. Автоматизация ресторанов и кафе дает ощутимый эффект:
- Быстрый сервис и меньше очередей. Кассир тратит меньше времени на пробитие чека и поиск блюд, кухня сразу получает заказы.
- Контроль себестоимости. Программа автоматизации кафе показывает расход ингредиентов и помогает вовремя замечать потери, списания, пересортицу.
- Точная аналитика и отчетность. Владелец видит полную картину по продажам, марже, популярным блюдам, загруженности смен.
- Снижение риска штрафов. Системы автоматизации общепита помогают соблюдать требования 54-ФЗ, ЕГАИС, Честного знака и «Меркурия», чтобы проверка не превращалась в стресс.
По каким критериям выбрать программу для автоматизации
Важно смотреть не только на цену, а на совокупную выгоду: насколько система уменьшает потери и помогает зарабатывать. Основные показатели — в таблице.
| Критерий | Что важно учесть |
|---|---|
|
Тип заведения |
Сценарии работы в ресторане, кофейне, баре, стритфуде, дарк-китчен отличаются, определите, какие возможности вам нужны. |
|
Количество точек и план роста |
Одно заведение или сеть, есть ли планы расширения. |
|
Текущая учетная система |
Уже стоит iiko, r_keeper, 1С или другая программа, либо всё строится с нуля. |
|
Работа с алкоголем и маркировкой |
Есть ли крепкий алкоголь, пиво, молочная и другая маркированная продукция, товары животного происхождения. |
|
Формат продаж |
Зал, доставка, самовывоз, заказы из агрегаторов. |
|
Удобство и скорость работы |
Интерфейс должен быть понятным для сотрудников. Чем меньше шагов для выполнения задачи, тем меньше ошибок из-за невнимательности. |
|
Интеграции |
Нужна ли интеграция с сайтом, агрегаторами доставки, бухгалтерией, госсистемами. |
Зачастую разработчики ПО продают оборудование и сами настраивают его перед запуском — вам останется только подготовить сотрудников к работе по-новому. Например, Контур.Маркет предлагает готовые комплекты для автоматизации общепита, где есть онлайн-касса, кассовая программа, учетная система и ОФД. Также к комплекту можно добавить модификаторы для работы с госсистемами, интеграции с другими системами и работы с гостями. А еще докупить дополнительное оборудование, например, сканер, банковский терминал, ТСД и другое.
Частые заблуждения об автоматизации общепита
«Для маленького кафе достаточно Excel и блокнота»
Даже небольшой зал теряет деньги, если нет прозрачного учета ингредиентов и выручки. Автоматизация работы кафе помогает увидеть реальные показатели: какие блюда продаются, где теряется маржа, как распределяется нагрузка по сменам.
«Главный критерий — стоимость системы»
Если программа стоит дешево, но не решает вашу ключевую задачу, бизнес просто зря потратит бюджет. Важно смотреть, сколько времени и денег экономит система: ускоряет ли обслуживание, уменьшает ли потери, помогает ли избегать штрафов.
«Наладим бизнес-процессы, а автоматизацию подключим потом»
Удобнее строить процессы вокруг выбранной системы автоматизации общепита. Программа помогает закрепить правила работы и сделать их одинаковыми для всех сотрудников.
«Работа с ЕГАИС, Честным знаком и “Меркурием” — забота только бухгалтера»
Ошибки возникают не только при отчетности, но и на приемке, в зале и на кухне. Когда система автоматически сверяет коды маркировки, помогает гасить ВСД, формировать акты и алкодекларации, снижается нагрузка на бухгалтера и риск штрафов.
«Интеграция между системами — это долго и сложно»
Готовые модули интеграции позволяют быстро связать кассовую программу, учетку и сервис для работы с госсистемами. Если заведение уже использует iiko или r_keeper как центральную систему учета, интеграция с Контур.Маркетом позволяет этим программам полноценно работать с ЕГАИС, Честным знаком и «Меркурием». Маркет принимает УПД, сверяет коды, формирует акты и алкодекларации, а данные по товарам и продажам уходят в основную учетную систему. Для порционного списания алкоголя в Маркете создавайте очередь списания, чтобы при каждой операции не вбивать акцизную марку вручную.
Узнайте о возможностях Маркета для общепита
Программы автоматизации общепита уже стали стандартом для ресторанов и кафе, которые хотят расти. Важно выбрать систему, которая комплексно закрывает задачи заведения: помогает управлять продажами, складом и персоналом, соблюдать требования законодательства и работать с госсистемами.
Опишите свои процессы, определите ключевые задачи, оцените варианты программ для общепита и их интеграции между собой. Так получится подобрать решение, которое ускоряет работу и делает прибыль более прогнозируемой — и у маленькой кофейни, и у большой сети.
