Какие инструменты для продаж и управления нужны бизнесу на старте

Это третья часть серии статей, как правильно открыть открыть магазин, точку общепита или предприятие сферы услуг. Поможем разобраться, какая техника и программы могут понадобиться бизнесу, который только что открылся. 

Владимир Поздняков Эксперт по автоматизации товароучета и работы с госсистемами

Выберите комплект с кассой для работы по 54-ФЗ

Что было в прошлых сериях

Если вы еще не зарегистрировали свой бизнес в налоговой, пригодятся советы экспертов Контур.Маркета в статье Как открыть свой магазин, кафе или парикмахерскую. Узнаете, какие шаги нужно сделать, прежде чем откроете юрлицо или ИП, а может быть, соберетесь стать самозанятым:

• Нулевой шаг. Превращаем идеи в гипотезы.
•  1 шаг. Выбираем форму собственности и сразу понимаем, будут ли сотрудники.
•  2 шаг. Определяемся с системой налогообложения.
•  3 шаг. Проверяем нормативку, можем ли заниматься, чем хотим.

Во второй статье вы узнаете, как зарегистрировать свой бизнес в ФНС и что нужно сделать сразу после этого: 

1. Дождаться подтверждения регистрации от ФНС.
2. Подать заявление о переходе на УСН.
3. Сообщить в контролирующие органы, что начинаете бизнес.
4. Открыть счет в банке.
5. Заказать печать.

В третьей части расскажем о необходимых инструментах, с их помощью вы будете делать бизнес: касса и кассовая программа, учетная система, госсистемы для продажи подконтрольной продукции и программы для бухгалтерского учета. 

Касса и кассовая программа

Касса, она же ККТ (контрольно-кассовая техника), нужна, чтобы принимать деньги от клиентов за свои товары и услуги. Если сомневаетесь, обязаны ли применять кассу, почитайте об исключениях и требованиях. 

Чтобы касса работала, нужно выполнить три пункта:

1. Купить фискальный накопитель (ФН) и вставить в кассовый аппарат
2. Зарегистрировать ККТ в налоговой 
3. Установить на устройство кассовую программу или подключить ККТ к компьютеру, на котором уже есть кассовое ПО.

Подробнее остановимся на третьем пункте — кассовой программе. Именно от нее зависит разнообразие возможностей при расчете покупателя. Например, ресторану нужно принимать деньги за депозит, значит, следует выбирать ПО, которое умеет правильно формировать чеки для аванса и предоплаты. Или предприниматель хочет премировать продавцов-консультантов, которые довели покупателя до оплаты — значит, нужно ПО, которое способно добавлять в чек имя сотрудника. 

Какие еще возможности могут понадобиться: 

• применение скидок ко всему чеку или к конкретному товару;
• добавление в чек имени клиента, чтобы применилась его персональная скидка;
• полная или частичная оплата бонусами по системе лояльности;
• продажа маркированного товара или крепкого алкоголя;
• оплата через систему быстрых платежей (СБП);
• смешанная оплата наличными и безналичными деньгами. 

Как выбрать кассу под свой тип бизнеса, эксперты подробно рассказали в следующей статье. Читать → 

Учетная система

Учетная система выполняет две основные задачи. 

Во-первых, в системе ведут каталог товаров, блюд и услуг. Этот каталог передают на кассу, и она печатает в чеке наименования, цены и другую информацию, обязательную по требованиям 54-ФЗ. 

Во-вторых, система позволяет автоматизировать работу с остатками, заказами и бронированием времени на услуги. В зависимости от вашего типа бизнеса выбирайте учетную систему с нужным набором возможностей. 

Вот примеры возможностей, которые дает учетная система разным компаниям.

Магазин следит за остатками, назначает цены на разные партии товара, вовремя узнает, что товар заканчивается и пора заказать новую поставку. Всё это система считает автоматически, подсвечивая моменты, требующие особого внимания собственника.

Заведение общепита ведет технологические карты по ГОСТ, контролирует расход ингредиентов и готовых блюд, получает автоматический расчет КБЖУ и потерь при готовке. А еще добавляет к заказам упаковку, соусы, сливки или другие модификаторы, что помогает легко подстраивать техкарты под желание гостя. 

Предприятие услуг ведет календарь записи, в котором на конкретную дату назначает услугу и мастера, указывает клиента. Хорошо, если в учетной системе можно сгенерировать ссылку на онлайн-запись, чтобы клиенты сами могли бронировать время в парикмахерской, автосервисе или ветеринарной клинике. Если предприятие и оказывает услуги, и продает расходники, например, запчасти, поможет автоматизированное создание заказ-нарядов.      

Есть преимущество, которое полезно всем типам бизнеса: учетная система получает данные с кассы и на их основе строит отчеты о выручке, среднем чеке, прибыли, рентабельности, АВС-отчет. Если позволяет детализация, в таких отчетах можно смотреть возвраты и списания, выручку по каждому кассиру или официанту, распределение продаж в течение дня и другие подробности о работе торговой точки. Вс это помогает руководителю управлять точкой эффктивнее даже удаленно. 

Как вести учет в Контур.Маркете

Заказать консультацию

Решение для работы с подконтрольными товарами 

Этот раздел советуем почитать предпринимателям, которые открыли магазин или точку общепита. В этих сферах вы можете столкнуться с товарами, которые на особом контроле у государства.  

Алкоголь. К этой продукции относится и крепкое спиртное, которое маркиркируют акцизными марками, и некрепкие алкогольные напитки: пиво, сидры, медовухи или пуаре. Оборот такой продукции следует ежедневно отражать в ЕГАИС и ежеквартально — в алкогольной декларации для ФСРАР.

Для правильной работы с алкоголем понадобится четыре составляющие:

1. В каждой торговой точке с индивидуальным КПП должен быть компьютер, подключенный к интернету. Это нужно для отправки сведений в ЕГАИС и ФСРАР. 
2. Сертификат квалифицированной электронной подписи (КЭП), записанный на носитель JaCarta SE ГОСТ/PKI, такой можно приобрести в Удостоверяющем центре Контура.
3. Бесплатный программный модуль УТМ, который будет передавать данные о поступлении алкоголя на склад магазина в Росалкогольрегулирование. УТМ нужно скачать на сайте ФСРАР и установить на компьютер. Чтобы работать с модулем, нужен четвертый компонент — программа для работы с ЕГАИС. 
4. Программа для работы с ЕГАИС, например система учета Контур.Маркет. Система помогает принимать входящие накладные, оформлять акты и другие документы, которые нужны для соблюдения требований Закона № 171-ФЗ о спиртосодержащей продукции. 

Маркированные товары. Табачные изделия, обувь, некоторые виды одежды, лекарства, автопокрышки, молочная продукция — эти и другие товары подлежат обязательной маркировке (видеообзор последних изменений). Производители должны наносить на такие товары маркировочные коды Data Matrix, а остальные участники оборота — отражать в системе мониторинга Честный знак получение, перемещение и продажу товара. 

Что нужно для работы с Честным знаком:

• КЭП, чтобы зарегистрироваться в системе и подписывать накладные, которые будут приходить в формате УПД.
• Оператор ЭДО, чтобы принимать электронные накладные и сообщать в Честный ЗНАК о приемке товаров. 
• Касса с правильной прошивкой (подробности смотрите в видеоролике). 
• 2D-сканер, чтобы считывать код маркировки Data Matrix при продаже товара через кассу. 
• ОФД, который поддерживает работу с маркировкой, то есть отправляет данные о продаже не только в налоговую, но и в Честный знак. 

Товары с ветеринарной сертификацией. Это мясо, рыба, яйца, молоко, мед и другая продукция животного и растительного происхождения. Ее оборот контролирует Россельхознадзор с помощью ФГИС «Меркурий».  

От магазина или заведения общепита требуется не много:

1. Зарегистрироваться в системе «Меркурий».
2. Гасить, то есть подтверждать ВСД, которые приходят на подконтрольную продукцию. Это можно делать на госпортале или в вашей учетной системе, если она это умеет.  

Помогаем сохранять спокойствие при работе с госсистемами

Узнать больше

Решение для бухгалтерского учета 

Некоторые налоговые режимы позволяют индивидуальному предпринимателю не вести бухгалтерский учет. Однако ИП на упрощенке нужно рассчитывать налоги и подавать в ФНС налоговую декларацию. Это можно делать самостоятельно, если есть время и силы, а можно автоматизировать с помощью электронной бухгалтерии Эльба. 

Если по закону вы обязаны вести бухучет, стоит позаботиться о том, кто и как это будет делать. Например, бухгалтеру для отчетности по расходам нужны первичные документы, то есть накладные. Вы можете передать ему кипу бумажных накладных, а можете сделать проще: наладить интеграцию своей учетной системы с бухгалтерской программой, чтобы бухгалтер получал готовые данные сразу в электронном виде.

В следующих сериях читайте подробности о каждом из перечисленных инструментов управления. Перейти к четвертой серии про кассы →